集团公司应收账款操作流程和管理制度
第一章 总则
第一条 本制度内的应收账款是指公司在正常的销售活动中，公司的产品销售经过双方确认销量，按照合同客户方应该付款，但由于种种原因没有付款所形成的往来款项。根据合同规定，客户应该预付账款的，且已实际付款形成的预收账款，也纳入本制度管理。
第二条 应收票据管理也适用本制度。应收账款管理的基本目标是支持公司营销活动，降低公司应收账款的投资损失和管理成本，最大限度提高公司的经济效益。
第三条 应收账款的范围：
本办法适用于参与应收账款管理活动的各相关部门。本办法明确了参与应收账款管理活动的相关部门的职权、责任；规定了本公司应收账款核算、催收、清查、考核等工作的管理要求和坏账核销的管理程序。
第四条 应收账款的定义：
应收账款指企业因销售商品、产品或提供劳务等，应向购货单位或接受劳务的单位收取的款项及代垫的运杂费等。
第五条 应收账款分类。
公司应收账款实行分类管理，分类以帐龄为基本标准，并结合客户销售情况和还款意愿。应收账款分为正常应收账款、逾期应收账款、呆滞应收账款和呆帐，具体标准如下:
1、正常应收账款：帐龄在信用期内或超过信用期不足20天。
2、逾期应收账款：帐龄超过信用期20天且在90天内。
3、呆滞应收账款：帐龄超过信用期90天且在360天内。
4、呆帐：帐龄超过信用期360天以上。
5、发生了以下情况，应收账款可以直接划入呆帐。
债务人经法院宣告破产或进入破产程序。
债务人明示拒绝还款。
债务人虽然有还款意愿，但其销售状况急剧恶化，从较长时期看没有好转的可能。
债务人遭受了巨大的自然灾害，短期内难以恢复。
其他在公司年度应收账款管理政策中规定的情况。
6、财务部负责应收账款的分类，每月在进行帐龄分析的同时进行应收账款的分类。
7、销售中心负责收集客户销售信息并及时通知财务部进行分类调整。
8、公司对逾期类应收账款和呆滞给予特别关注，采取各种方式努力清收。
9、公司对呆帐应收账款指定专人负责采取必要的手段清收，年末要从公司的整体绩效考核利润指标中全额扣除呆帐应收账款，以后实际收回时计入当年绩效考核利润指标里。具体扣除标准要由年度应收账款管理政策规定。
第二章 管理与职责
第一条 公司的应收账款管理分别由总经理、财务部、销售中心负责，各部门各司其职，分别对应收账款管理活动中不同的职能负责。
第二条 总经理的职责
1.总经理对公司应收账款管理付全部责任。
2.总经理负责审批客户的信用等级和信用额度。
3.负责审批具体客户的收帐方针和策略。
4.负责确定在应收账款管理活动中相关部门、员工的责任。
第三条 财务部的职责
1.财务部负责应收账款的核算，在应收账款发生之日或应该确认之日及时准确地确认应收账款。预收账款发生后，及时组织收款并进行会计核算。
2.财务部负责应收账款对帐工作，根据实际情况定期或不定期和客户财务部核对往来款项，并取得客户对往来账户发生额、余额的书面认可。
3.对帐工作的频率要根据和客户往来的频繁程度确定，一般半年一次。
4.财务部负责具体收款手续的办理，在销售中心和客户达成付款一致意见后，财务部可以派人到客户方完成收款工作。特殊情况下，销售中心可以代替财务部办理收款手续，但必须在银行汇票、银行承兑汇票、转帐支票、银行汇款的方式下才可以代替，且事后收款的工作结果必须得到财务部的认可。
5.财务部定期对应收账款进行帐龄分析，督促各责任部门按时回收货款。
6.财务部负责编制应收账款催收通知书，交销售人员进行账款催收。
7.对经过长期催收，确实没有回收可能性的应收账款，财务部牵头，联合销售中心负责组织材料申报核销。
8.应收账款经批准核销后，财务部应该设立专门的登记簿登记已核销的应收账款，并且要定期检查，如果日后能够回收，应该及时回收。
9.财务部负责公司应收账款的信用管理，负责公司信用标准、信用条件的制定，负责审查客户的信用条件，销售中心负责客户信用调查报告和给客户信用额度的最终审定。
10.财务部要主动和客户方财务部门建立联系，必要时协助收款。
11.负责本公司应收账款的日常管理与控制。
按照公司核定下达的应收账款合理额度和周转率监控管理。
根据坏账损失的处理程序核销处理坏账损失。
第四章 销售中心的职责
1、负责和客户协调，解决应收账款回收过程中出现的矛盾，对账款的回收承担责任。
2、销售中心在合同签订后，应该弄清楚客户货款付款程序、不同部门在收款工作中所承担的责任，主要负责人，联系方式等内容，以便公司的相关部门对口开展工作，保证货款的按时回收。
3、销售中心负责按照规定的信用调查标准，开展信用调查，提交信用调查报告，经审定后通知客户。
4、销售中心负责和客户方协商确认销售，按时把经过确认的《购销合同》移交财务部，财务部根据《购销合同》确认收入和应收账款。
5、负责催收货款、对账确认债权、取得货物签收回执、销售退回审批。
第五章 仓储部门
负责审核销售发货单据是否齐全，按照销售发货单据组织发货，确保库存账物相符。
第三章 应收账款的核算
第一条 应收账款的核算：
1、财务部按客户设置应收账款明细账，及时反映每一客户应收账款的发生，余额的增减变动，监督信用政策的执行情况。
2、财务部编制应收账款明细表，并对应收账款账龄进行分析，提供给销售中心、清欠办和公司领导，根据信用政策对应收账款数额过大或超过信用期、账龄延长等情况提供预警信息反馈。
3、销售中心按客户设置应收账款台账，详细记录应收账款基础资料。包括每个客户的信用额度、信用期限、每笔业务的合同号、经办人员、批准人员，发货方式和日期，发票记录，回款记录和对账、催收记录。
4、应收账款的发生和形成要附有完整的反映销售交易情况和货物所有权交割情况的有效凭证，包括经过授权审批的合同，经过授权审批的信用政策及客户签收回执。以上材料应作为销售货物、形成应收账款的原始资料归档保存。
5、发生销售退回，由销售中心审核批准并负责向客户索取当地主管税务机构出具的退货证明，据此证明开具红字发票。质管部应对客户退回的货物进行检验并出具检验证明，仓储部应清点货物，依据退货产品评审表办理退库。财务部在手续完备的情况下调整应收账款及相关业务处理。
第二条 销售中心同客户签订《购销合同》并经公司领导确认后，销售中心负责人要直接将《购销合同》及时传递回财务部进行账务处理。
财务部会计在收到《购销合同》后，要及时进行账务处理，不得拖延到月底集中处理。
第三条 为了便于对销售中心的考核，销售收入要按销售中心设置二级科目，实行分销售中心核算。
第四条 应收账款要按客户核算，一个客户和公司有两个或两个以上的项目，为便于核对往来帐，必要时按客户、项目分开核算应收账款。
第五条 当公司收到的是银行承兑汇票或商业承兑汇票时，要及时把款项从应收账款账户中转到应收票据账户。
第六条 预收账款是指公司和客户签订的合同中，要求客户在协议开始履行前，预付给公司的货款。当公司预收账款数额比较小时，可以直接在应收账款账户核算，收到款项时记账户的贷方，收入确认时记借方。
第七条 当发生以资产抵付应收账款的情况时，要把款项以协议规定的抵债额度从应收账款账户中转出，按物资评估的价值记入资产账户，发生的损失记入当期费用。
第四章 应收账款的催收
第一条 财务部每月要对应收账款进行帐龄分析，根据帐龄和应收账款的状态，填写应收账款催款通知书，总经理签发后，采用“谁经办，谁催收，谁负责”的原则，交销售中心负责人和项目部经理负责催收。
第二条 财务部每季度要组织召开由总经理主持的应收账款评审会，评价各客户应收账款收回的可能性，确定具体客户的收帐方针。
第三条 营收账款收帐政策：根据应收账款回收可能性确定：
1、回收可能性在90％以上，一般不要打扰客户，等待客户主动付款。
2、回收可能性在70％－90％之间，可以措辞委婉地催收，尽量取得客户方对催收应收账款的理解。
3、回收可能性在50％－70％之间，应频繁地信件催款、电话催询及人员上门催收。
4、回收可能性在50％以下，应措辞严厉，必要时提请有关部门仲裁或提请诉讼。
第四条 负责催收应收账款的员工要根据公司确定的收帐方针对不同的客户采取不同的手段，无论是否能够收回款项，每次必须取得对方承诺还款的书面记录，交财务部存档。
第五条 负责催收应收账款的员工每次催款要填写收款情况报告表，
第六条 应该由销售中心收回的应收账款而销售中心实际没有收回，以后销售中心收回，相应部分的绩效考评奖励由销售中心领取。
第七条 催收应收账款发生的费用要列入部门费用管理，一般要包括差旅费、必要的招待费、人员工资和诉讼费。年初计划阶段，销售中心要根据当年应收账款催收计划，制定相应的费用计划，经审批后执行。
第八条 当发生以资产抵付应收账款的情况时，财务部要及时组织相关人员对抵债物资进行评估，如果有损失及时确认。抵债物资收回后，如果公司生产销售需要，则交相关部门使用，否则，尽快组织拍卖变现。
第九条 发生以资产抵付应收账款的事件后，如果造成了损失，销售中心按应该收款的额度分摊销售人员的损失额，然后再乘以赔偿比例，具体比例在公司的年度应收账款管理政策中规定。
第十条 销售中心业务经办人员对其经办的应收账款全程负责，并对客户的经营情况、催付能力进行追踪分析，及时了解客户资金持有量与调剂程度，保证应收账款的回收。
2、销售业务人员应对应收账款客户分类管理，信用期限内的应收账款应及时提醒客户按约付款，不能放松监督以防发生新的拖欠。超过信用期的应收账款，销售业务人员提交分析说明及清收措施交销售中心门领导审阅。对于恶意拖欠、信用品质不良的客户应当从信用清单中除名，并加紧催收。催收无果而金额较大的应通过诉讼方式解决。对于超过信用期但以往信用记录一向正常甚至良好的客户，争取在延续、增进相互业务关系中妥善的解决应收账款拖欠问题，如果逾期的应收账款金额较大，应在诉讼时效内及时通过诉讼方式解决。
3、销售业务人员工作调动，该销售业务人员经办或接管的应收账款应作为主要内容逐笔进行交接，后任业务人员必须接任应收账款清欠责任，发生逾期呆账、坏账的，应根据具体情况同时追究前任、后任销售人员的责任。
4、对于在制定本办法前已形成的超过诉讼时效并且原销售业务经办人已调离本公司又没有业务往来的应收账款，由公司销售中心负责接手清收。
第五章 应收账款的清查
第一条 销售中心业务人员应定期与客户对账，对账结果可使用询证函或对账确认书加以确认。询证函或对账确认书应由双方盖章，并及时交财务部，确保债权明确有效。双方对账有问题的，必要时由财务部提供对账支持，和业务人员共同与客户对账。
第二条 销售中心、财务部、仓储部门应定期全面清查应收账款和库存商品，对已经发货实现物权转移的必须开具发票，核实确认应收款项。对违反上述规定的销售业务人员应追究其责任。
第三条 财务部在清查应收账款时，相对应的应付款项应当一并清查。对既有债权又有债务的同一债权人，应由销售中心、采购供应部共同说明情况，经销售中心、采购供应部领导审批后，由财务部进行账务抵扣处理，以确认应收账款的真实数额。
第四条 公司内部单位形成的应收账款，财务部应定期对账，编制对账调节表，并由双方盖章确认。
第六章 应收账款的考核
第一条 财务部负责核定应收账款占用额、账龄结构和周转期，并分解到各业务分部，与销售额、回款率一并考核。
第二条 公司对造成坏账损失的销售业务人员，追究责任，扣减提成奖励。
第七章 应收账款管理费用
第一条 在管理和追索逾期应收款项过程中发生的劳务费用、诉讼费用，作为当期费用计入损益，不得挂账。
第二条 为了减少坏账损失而与债务人签订协议按一定比例折扣收回的，经公司董事会或总经理办公会审议，折扣部分作为损失处理。
第八章 坏账核销管理程序
第一条 坏账损失确认原则
1、债务人被依法宣告破产、撤销的，应当取得破产宣告、注销工商登记或吊销执照的证明或者政府部门责令关闭的文件等有关资料，在扣除以债务人清算财产清偿的部分后，对仍不能收回的应收款项，作为坏账损失；
2、债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收款项，应当在取得相关法律文件后，作为坏账损失；
3、涉诉的应收款项，已生效的人民法院判决书、裁定书、裁定其诉讼的，或者虽然胜诉但因无法执行被裁定终止执行的，作为坏账损失；
4、逾期3年的应收款项，具有企业依法催收磋商记录，并且能够确认3年内没有任何业务往来的，在扣除应付该债务人的各种款项和有关责任人员的赔偿后的余额，作为坏账损失；
5、逾期三年的应收款项，债务人在境外及我国香港、澳门、台湾地区的，经依法催收仍未收回，且在3年内没有任何业务往来的，在取得境外中介机构出具的债务人逃亡、破产企业证明后，作为坏账损失。
第二条 坏账损失应依据税法的有关规定向主管税务机关申报并经审批后处理。
第三条 坏账损失企业内部处理程序
1、销售中心提出坏账核销申请，阐明坏账损失的原因和事实，提供企业内部证明材料和外部具有法律效力的证明文件。
2、执行公司应收账款管理办法有关内容规定，财务部根据核销申请经核实后，出具具体意见提交公司董事会或总经理办公会审定。
3、涉及诉讼的坏账损失，由企业委托律师出具法律意见书。
4、公司内部单位相互拖欠的款项，债权人核销债权应当与债务人核销债务同等金额、同一时间进行，并签订书面协议，互相提供内部处理债权或债务的财务资料。
第四条 逾期三年以上的应收账款形成的坏账损失，实行账销案存，继续保留追索权，由业务部门或单位内部销售中心追索。
第九章
应收账款信用管理
第一条 应收账款管理实行以客户信用额度为中心的管理方法。
第二条 客户信用额度是指根据应收账款管理政策的规定，对客户最高赊欠的额度。
第三条 应收账款管理政策是指对应收账款管理与控制而确立的基本原则与行为规范。
第四条 公司应收账款管理政策由财务部负责，销售中心参与制定，总经理审核、执行董事审批通过下发执行。
第五条 应收账款管理政策包括的主要内容：
1、信用标准:是客户获得商业信用额度所具备最低条件，以预期的坏帐损失率表示。
2、 信用条件：是客户享受公司给予信用期限时所要承担的其他条件。
3、应收账款收帐政策：是指客户违反信用条件，拖欠甚至拒付账款时企业所采取的收账策略与措施。企业在组织催收时，必须权衡催账费用与预期的催账收益的关系问题。
3、 销售中心负责对客户信用水平的调查，填写客户信用调查表。
4、财务部负责审核，提出客户的信用评级，根据销量大小和回款及时，确定客户的信用额度，上报总经理审批确定客户的信用等级和信用额度。销售中心负责通知客户的信用等级和信用额度。
5、客户信用等级和信用额度实行动态管理，一般一年进行一次，特殊情况下根据实际情况随时调整。
6、财务部负责监控公司应收账款信用管理的执行，销售中心负责具体的实施。销售中心在销售过程中，要严格控制信用额度，不得超额管理。
7、销售中心在执行过程中要密切注意客户的销售状况、付款情况及其他情况，多渠道地掌握客户资料，分析预测客户的未来发展情况及存在的偿债风险。
第六条 赊销商品前，销售人员应对客户作信用调查，并报告销售主管。赊销金额在____万元以上的，应由总经理决定是否赊销。赊销产品时可以要求客户提供相应的担保。如果是财产抵押担保，对抵押物应当办理登记。
第十章 应收账款报告
第一条 应收账款实行每月向主管经理报告一次制度。各单位于每月3日将上一个月的应收账款情况报财务部，由财务部汇总后报公司主管经理。
第二条 应收账款报告的内容包括欠款单位、欠款数额、欠款时间、经办人、是否发出催债的书面通知等。
第三条 应收帐款应每月分析其帐龄构成、客户群体、金额大小。
第十一章 催款责任
第一条 财务部对到期应收账款，应当书面通知该账款的经办人。由经办人负责催讨账款。
第二条 经办人应每旬向财务部报告一次催款情况。应收账款到账后，应及时销账。
第十二章 问题账款的处理
第一条 对于欠账人赖账不还的，应当在诉讼时效期间内依据合同的规定向法院提起诉讼或者向仲裁委员会提起仲裁。采取法律手段催讨欠款的，由财务部提出方案，报公司经理会议决定。
第二条 因经办人的责任导致应收账款超过诉讼时效而丧失胜诉权的，由经办人承担法律责任。
第十三章 坏账准备金
第一条 按期对应收账款和其他应收款提取坏账准备金。当应收账款被确认为坏账时，应根据其金额冲减坏账准备金，同时转销相应的应收账款金额。
第二条 坏账准备金的提取比例：
第十四章 销售员收款
第一条 销售员收到货款后，应于当日填写收款日报一式四份：一份自留，三份交财务部。
第二条 收取支票，销售员应当审核支票记载的金额、发票人的图章、发票的年月日、付款地等是否齐全、清晰。金额是否大写，如果支票不符合规定，应当要求对方更换。
第三条 应收账款，主要指公司营销业务因《销售合同》或《订货单》约定所产生的各项约定收款日期的应收货款。
一、应收货款管理
首先对于客户《合同》予以审批方可执行，这里就已经包括账期，从源头上将账期进行压缩。
各类销售货款——采用“双百方针”，即：谁销售谁提成谁催款，百分百按期收款。
应收账款的具体时间：从客户取到货物当天算起，按《购销合同》或《采购订货单》规定的款期为收款日。
销售期款的责任人：第一责任人为本单销售业务员，第二责任人为大区营销经理，第三责任人为营销总监。
二、各项应收货款催收及处罚：
1、在约定货款到期前5日，由销售支持部专人通知业务人员催款。
2、约定日还没收到货款，公司准许客户有一个筹集资金的过程，期限是“约定收款日起的自然天15天”。在准许筹资期限15天内收到货款者，视同为按期收款。
3、在准许筹资期限15天内还没收到货款者，将视同为违约行为，将按以下办法处理：
在准许筹资期限届满15天后，还没能收回货款者，从约定货款到期日起，公司收取应收账款资金的利息，按年息的8%计算。此利息的偿付，从营销业务员当月的工资和提成中扣罚。直到此单货款追回为止。
从享受此单销售“业务提成”的人员的当月提成中扣罚：
一是营销业务人员的此单销售“业务提成”，全部扣罚。
二是大区经理的此单销售“业务提成”，全部扣罚。
三是营销总监的此单销售“业务提成”，全部扣罚。
在准许筹资期限届满15天后，还没能收回货款者，从约定货款到期日起，计算货款手续费；公司收取代办票务的手续费的5%×5%）。手续费的偿付，从营销业务员当月的工资和提成中扣罚。直到此单货款追回为止。
第十五章 问题账款的内部处理程序
第一条 问题账款是指本公司营业人员于销货过程中所发生的被骗、被倒账、收回票据无望、无法如期兑现全部或者部分货款的情况。
第二条 问题账款发生后，该单位应在2日内，据实填妥问题账款报告书，并检附有关证据资料等，依程序呈请单位主管审查并签注意见后，转呈法律顾问处协调处理。
第四条 法律顾问处在收到报告后，应于2日内与经办人、单位主管会商处理办法，经总经理批准后，法律顾问处派人协助经办人处理。
第五条 问题账款发生后，单位未在2日内报法律顾问处处理的，逾期15日，仍未提出的，由单位自己负责处理。
第十六章 应收票据管理
第一条 应收票据包括银行承兑汇票和商业承兑汇票，公司在收到票据后，要交专人保管。
第二条 应收票据在到期前或办理贴现前，要和公章印鉴分开存放，严禁提前背书。
第三条 应收票据到期后，财务部要及时到银行办理委托收款手续，如果因为财务部延期办理导致该票据项下款项无法收回，财务部负责追回该笔款项并承担由此引起的利息损失、追款费用。
第四条 公司资金不足时，经总经理批准，财务部可以持承兑汇票到银行办理贴现。
第五条 应收票据无法收到现金时要及时从应收票据账户转到应收账款账户。
第六条 公司在收到承兑汇票时，要根据承兑汇票到期日计算贴现费用，业绩考评计算回款时要扣除贴现费用。
第十七章 监督与检查
第一条 财务部门的稽核员和审计部门，以及其委托的中介机构，都是公司各类应收帐款、应收票据的监督与检查者。计划资金部应在每月底前，分别向财务管理部、审计法务部报告本公司本年度各类应收帐款、应收票据情况和具体项目实施情况。 第二条 财务部门的稽核员和计划资金部，以及其委托的中介机构，对各类应收帐款、应收票据的使用和管理情况进行监督检查。公司将严格遵守国家有关财经纪律和财务会计制度，并自觉接受稽核员、审计部门的审计和监督。
第三条 各类应收帐款、应收票据实行责任追究制度。对销售人员的销售业绩和收款挂钩的营销政策，长期收不回来，或截流应收款等违反财经纪律行为，一经发现，按照公司有关法律法规予以严肃处理。第十八章 附 则 第一条 计划资金部根据本办法制定明细的业务用款监管规定，报送公司备案。 第二条 本办法由计划资金部负责解释。 第三条 本办法自发布之日起执行，过去与之相抵触的规定一律按本办法执行。
