合同管理方法
第一章总则
第一条为规范XX公司合同管理，保护公司及下属分子公司在经营活动中的合法权益，防范合同风险，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法所称合同是指公司与法人和组织签订的工程合同。公司与员工或外部员工签订的劳动合同由人力资源部统一管理，管理办法另行规定。与公司法人、组织、自然人签订的非工程合同应符合公司相关规定。
第三条本办法所称合同管理，是指根据相关内部制度，对公司与各单位签订的合同、协议进行审查、监督和管理。合同的管理包括资信调查、意向接洽、商务谈判、审核会签、签约与履行、变更与解除、争议处理、备案与归档等全过程的管理。
第四条公司合同管理坚持“加强事前预防、事中控制，事后补救为辅”的原则，实行统一归口管理机制，实行承办人、审核会签、授权委托、统一编号、合同专用章管理、账户管理、重大合同监管、合同统计归档等制度。
第五条工程合同是指以部分或全部设计、设备采购和供应、施工、调试及相关服务为标的的合同，包括工程合同和工程分包合同。
第六条重大项目合同及以下主要目标是指:
涉及企业改制、产权处置、对外租赁和涉外合同的；
一定金额以上的合同；
新的商业模式合同；
与公司重大经营发展和信息披露相关的其他合同。
第七条本办法适用于公司总部、所属企业和项目公司。各单位可根据本规定和自身情况制定具体的管理办法或实施细则。
第二章合同管理部门及职责
第八条公司合同管理部是公司的合同归口管理部门，所属企业和项目公司的合同归口管理部门由各单位确定。合同归口管理部门负责合同管理中涉及的合同文件的编号、规范和审核。
第九条公司合同归口管理部门的主要职责是:
建立和完善公司的合同管理制度，并组织实施；
直接负责公司总部合同的签订、审核和管理；
根据需要，会同各部门、各单位制定并推广使用公司相关“合同示范文本”；
组织、监督、检查各单位实施本办法；
处理公司法定代表人授权的具体事宜；
办理公司重大合同的公证和认证；
参与公司合同纠纷的处理，指导各单位处理合同纠纷；
登录并统计本部门的合同，对下属单位的重大合同进行汇总统计和记录；
宣传有关合同管理的法律、法规和规章，总结推广合同管理经验，通报合同管理中存在的问题；
其他合同管理工作。
第十条公司总部和各单位承担具体合同办理任务的部门为合同承办部门。
承办部门负责所承办合同的谈判、文本起草、会签、投标授权、签订、履行、变更和解除、争议处理、文本保管、备案等工作。
每份合同应明确一个承办部门，公司各职能部门在各自职责范围内承办合同。
承办部门应当为每份合同确定一个具体的承办单位。承办人可以是本单位的业务人员或法律人员，但不得是社会临时借用人员或职工。承包商应按照法律、法规和本办法开展工作。
承办部门和承办单位应对合同从谈判到完成的全过程负责，凡与合同有关的问题，应及时与本单位有关部门和合同归口管理部门协商，以承办部门为主解决。
承包商应对所提供材料的真实性负责。
作为公司的承包商，与业主签订合同由营销中心组织，其他部门协调。作为公司的雇主，与分包商签订合同，根据不同的合同目标，由承办部门组织，其他部门协调。
第十一条公司对外签订合同应使用合同专用章，其中合同专用章一枚，由公司总经理工作部保管。合同签订后，主管部门应通过相关审批程序加盖公司合同专用章。
第十二条任何人不得以任何形式泄露本合同涉及的技术和商业秘密，也不得以任何理由向公司以外的法人、组织或自然人传播。
第三章合同的谈判和签订
第十三条承办部门负责组织合同谈判。必要时，承办部门应邀请与合同内容相关的财务、技术、法律等部门参加。承包商应随时向部门领导汇报谈判情况，重大问题向公司领导请示。
对外招标和合同谈判，公司应邀请公司相关部门参与重要商务和技术方案的评审，并提交相关文件备案；
合同承办部门应当完整收集和保存谈判对象的相关信息，以降低合同风险，保护企业合法权益；
谈判参与者必须签署保密协议，并对谈判过程中涉及的信息负有保密义务。违反保密原则给公司造成损失的，泄密者承担法律责任；
相关票据和票证；
标准法律或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等。;
证人的证词；
违约的证据；
其他相关信息。
当需要公司法律事务机构协助处理纠纷时，合同承办人应及时提供上述证据材料，所有与合同相关的人员均有义务配合证据的收集和纠纷的后续处理。
第五十九条有下列情形之一的重大合同纠纷，合同承办单位应制定纠纷解决方案，经合同承办部门负责人审核后，及时上报合同归口管理部门。在合同归口管理部门的指导下，开展证据收集和保全工作，与原会签部门共同研究合同争议，及时提出争议解决方案；
涉及金额XXX万元以上的；
一审由中级及以上法院受理；
可能引发群体诉讼或一系列诉讼与非诉讼纠纷；
或公司各单位受到行政处罚或行政强制措施的争议案件；
其他涉及企业重大权益或有重大社会影响的案件。
各单位重大争议案件的提交程序参照本办法关于重大合同审查会签的特别规定执行。
第六十条调解书、和解协议、裁决书、判决书等。由办公室归档，复印件或影印件可交承办人、有关部门或人员使用。
第六十一条合同另一方逾期不履行生效的协议、裁决、具有强制执行效力的判决或不按上述文件内容履行的，承办人应及时向法律事务机构报告，经法律顾问和公司主要领导同意后，由法律事务机构申请人民法院强制执行。本章内容与公司法律纠纷案件管理制度有冲突的，以法律纠纷案件管理制度的规定为准。
第十章合同统计和备案
第六十二条合同归口管理部门应建立合同统计和备案制度。
第六十三条合同承办部门和相关业务部门应在各自管理权限内建立档案，妥善保管合同文本，并在年度终了时按有关规定送档案管理部门统一归档。
第六十四条合同文件的内容包括:
合同文本、每份文本的份数和记录；
合同会签登记表和合同评审登记表；
附件、委托书及其他相关文件；
业绩记录；
处理争议或纠纷的记录及相关材料。
第六十五条合同承办部门应在合同签订后10日内，将完整的合同及相关文本扫描后提交公司合同管理部。法律、法规规定合同生效前需要办理批准、登记等手续的，应当按照规定及时办理批准、登记等手续。
第六十六条公司应加强合同信息的安全保密。未经批准，任何人不得以任何形式泄露本合同订立和履行中涉及的国家秘密和商业秘密。
第三章XI的考核、奖惩
第六十七条公司法律事务办公室应自觉检查公司及各单位的合同签订、履行和管理情况，发现问题及时纠正。
第六十八条公司对避免或挽回较大经济损失的人员以及在合同管理中做出其他显著成绩的人员给予表彰和奖励。
第六十九条有下列情形之一，情节严重，造成重大经济损失或者严重扩大经济损失的，对单位给予通报批评和经济处罚，对责任人给予行政处分、经济处罚或者解除劳动合同。构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任:
未按照本规定签订合同的；
签订有重大缺陷或者无效的合同；
审计人员无正当理由拖延审计的；
审计人员因疏忽未能指出合同的重大缺陷；
未依照法律和本办法规定变更或者解除合同，未及时将变更或者解除合同的正式文件回复对方的；
丢失合同文本及相关文件；
提供虚假信息；
未按规定办理授权的；
纠纷发生后，隐瞒不报或者不向有关部门报告或者不及时采取措施的；
出具相关未经审计的法律文件；
或者应由对方承担违约责任而擅自放弃；
在合同签订或履行过程中，与对方或第三方恶意串通或行贿；
泄露合同意图、商业秘密或相关秘密；
以非法手段签订合同的；
不使用公司合同示范文本，且无合理理由的；
其他失职行为。
第七十条各单位应每季度对本单位合同模板的使用情况进行自查，并将自查情况报合同管理部备案。公司合同管理部每年对公司总部和各单位进行年检，并可根据工作需要安排抽查。对检查中发现的推广不力、手续不全的，公司将予以通报，并按相关规定进行处罚。
第十二章附则
第七十一条各单位合同管理办法参照本办法制定。根据法律规定或实际需要，经济合同应当或可以提交工商行政管理部门鉴证，或经公证机关公证。
第七十二条本办法自发布之日起施行。
第七十三条公司授权合同管理部制定、解释和修订本办法。
第七十四条本办法自发布之日起施行。
