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采购部的职责包括采购政策和标准的制定、监督和实施，以及采购系统的管理等。控制和降低采购成本是采购部门的基本职责。控制采购成本，应关注供应商和供应市场，建立科学的采购管理体系，分析采购成本的变化情况和趋势，选择合适的采购模式和策略。
首先，建立科学的采购管理体系。
为了控制企业的采购成本，企业应根据采购管理的现状和未来发展，参考国内外先进的采购管理模式，建立先进的物流采购系统，理顺现有采购流程中各要素之间的关系，在保证物流、资金流和信息流畅通的前提下，有效控制采购过程，使物资采购系统更加高效和有效，从而更好地控制采购成本。
企业可以建立如图3-1所示的采购管理系统来控制采购成本。
图3-1采购管理系统
企业不仅可以通过采购管理系统控制部门内的工作，还可以通过各种相关信息记录管理和评估业务人员的工作绩效。能给物流采购带来明显的改善和效益，降低产品成本和业务处理成本，缩短业务周期。使采购管理更加科学，减少管理层级；使组织更加扁平化，有利于高层管理者了解业务人员的工作质量、工作能力和工作效率；人力资源得到了最大程度的开发；增加了工作流程的透明度，有利于跨部门工作的连续性和一致性，大大提高了工作效率和采购效率。同时，合并后的大采购量也可以使供应商实现效率最大化，实现规模经济，使生产商和供应商实现“双赢”。
第二，分析采购成本的变化和趋势。
1.采购成本的定性分析
分析材料消耗。平均来说，花在采购材料上的钱占销售收入的60%左右，而用来发工资的人工费只占销售收入的15% ~ 20%。所以从节约物耗入手，效果最好，最容易达到降本增效的目的。
分析存货占用的资金。库存占用的资金非常大。如果减少库存，可以减少利息支出，进而减少仓储运输成本，物流成本就更省了。因此，物资管理对促进企业再生产过程的顺利进行，节约资金占用，降低产品成本，提高企业盈利能力具有重要作用。因此，人们把降低原材料消耗、节约物化成本称为利润的“第一源泉”。
分析采购成本的功能价值。正确选择原材料是企业合理使用原材料、降低产品成本的前提。根据生产所用材料的要求，进行功能价值分析和成本效益分析，以最少的采购成本，采购到质优价廉、适合生产和使用的材料。这是价值分析指导物资采购的基本原则。
以合理的价格采购原材料是价值分析的目的之一。任何功能都是要付出代价的，不切实际的追求多功能和高品质必然会造成浪费。所以，性价比应该作为衡量物资采购成功与否的标志。降低材料的使用成本是价值分析的另一个目的。购买成本容易引起人们的注意，而使用成本往往被忽视。比如有些材料采购成本低但使用成本和全寿命周期成本高，而价值分析要求全寿命周期成本最小。
