导读:10月份最新统计数据显示，反映中国企业生产经营活动的综合PMI产出指数为52%，比9月份下降1.1%，表明企业生产经营继续扩张但有所放缓。面对这样的经济环境，企业需要付出更大的努力来保持利润。所谓“干毛巾能拧出水”，节省下来的成本相当于为企业增加了一笔可用的流动资金，对企业来说可能是一笔保命钱。采购管理系统的应用无疑可以提高企业利用各种资源的效率，有效减少浪费，节约成本。此时，成本竞争优势至关重要。销售端增加1%的利润很难，但是企业在采购环节降低1%的成本就容易多了，也能给企业带来更多的利润。采购成本的降低不仅有助于提高产品的利润率，而且对降低资金占用、仓储成本和资金投资回报率有着突出的作用，更有利于企业整体竞争力的提高。目前，采购管理系统已经成为许多企业在电子化过程中获取利润的重要环节。市场知名的SPM，如8manage，已经广泛应用于各大企业的采购管理中，帮助很多企业降低采购成本，扩大利润空。现在我们来看看电子采购工具如何帮助企业控制采购流程。1.从源头开始，明确采购需求。采购最头疼的就是接到不明确的需求。车间:“买叉车。”采购:“需要什么技术规格？”车间:“刚来台湾，2.5吨，8米高，随便用”。结果买的机器转弯半径不够。采购计划是整个采购活动的开始。采购的不确定性往往导致采购的实施存在隐患，成本消耗过大，甚至RD和生产失败。采购管理系统从客户需求的源头开始控制企业的采购需求和计划，让每一个采购需求都有据可依，从源头上减少不必要的损失。其电子采购计划允许不同的采购类型选择不同的采购流程。系统自动将成本计算转化为采购计划，并加入审批流程，防止作弊。当企业有来自不同部门/地区的采购申请时，采购管理系统可以自动合并，无需重复提交多个采购计划，可以有效提高企业员工的工作效率。同时，企业可以通过充足的采购获得更好的价格。2.根据产品类别，选择最佳采购方式，采购一批办公用品和一批重要生产设备。你会用同样的购买方式吗？企业采购模式是成本的根源。产品品类需求的多样性必然导致采购方式的多样性，采购方式的差异决定了企业的采购运营成本。
对于一些标准物料，企业可以通过快速比价向供应商询价，从而准确获得采购的最佳价格。询价开始后，每个供应商都可以通过采购管理系统在线报价。只有询价时间到了或者报价结束了，授权人员才能看到供应商的统一报价，避免了内部人和供应商之间的不正当交易。连续报价询价采购对于大量的长期物料采购，企业可以通过连续报价的方式向供应商进行定期询价。供应商可以通过采购管理系统进行报价。报价完成后，企业会将每个供应商的价格存档，选择价格最优的供应商进行采购。多轮招标采购对于某些项目，企业可以与供应商进行多轮招标。采购管理系统支持在每一次招标过程中都可以看到供应商的排名和投标情况，通过比较N家门店得出最佳采购价格，从而更好的控制采购成本。电子采购涉及金额大或复杂的采购项目，或非标准化的产品和服务，企业将采用招标采购方式。采购管理系统通过企业设定的投标条件筛选中标供应商，选择投标并公布结果。系统汇总所选供应商的得分和排名，性价比高的获得奖励。通过电子招标采购，不同供应商之间会有良性竞争，使企业既能保证生产的高质量，又能大大降低采购成本。据统计，国际上招标可以节约25%~40%的采购成本。
3.从各种定价方法中获得最佳采购价格。
一个企业需要使用的原材料从八九十种到一万多种不等。如果材料规格不同，价格可能相差很大。如何确定合适的价格？由于企业采购的商品种类不同，以及每次采购的性质和要求不同，企业采购的定价不能一概而论。对于不同的采购，必须采用不同的定价方法。采购管理系统可以实现上述各种定价方式，帮助企业以最高效的方式获得最佳采购价格。企业可以自行设定基准价，系统会根据预设条件自动识别。供应商报价时，买家可以看到供应商报价的偏差和波动，系统会自动提醒买家每一项与所购产品基准价的偏差。同时，采购管理系统提供预算控制、审批，实现采购资金的投入和产出，避免超支和浪费。4.与优质供应商建立长期紧密的关系。据调查，如果采购成本占40%-60%，选择好供应商，成本可以降低4%-8%。与优质供应商长期合作，可以降低供货差错率，使供货质量和交货期更稳定，生产效率更高。首先，供应商的引入应得到企业的认可，以确保供应商有能力提供合格的产品和服务。8Manage SPM等采购管理系统可以提供实时360°供应商信息管理，植入供应商协同和自助管理，提高上游供应链的信息整合。企业可以灵活设置条件，从产品价格、服务、预计交货期等多个维度对供应商进行资格预审评估。采购管理制度采用供应商淘汰制，并对供应商进行绩效考核。该系统不仅会准确跟踪记录企业与供应商之间的每一笔交易的客观数据，还会结合接受供应商产品和服务的用户的主观表现评价，真正挖掘和留住优质供应商。
科学、公正地评价和衡量供应商的表现，及时淘汰不合格的供应商，从而选择最佳的供应商，为企业带来更好的效益。5.科学合理的控制存货很多企业把存货当成一种资产，但是这种资产的折旧率远远高于升值率。库存越大，占用的资金就越多。资金是有机会成本的，资金一入库，就没有回报了。比如，假设资金的机会成本是每月5%，在仓库待了12个月后，机会成本是18%。如果毛利率正好是18%，那么企业就赚不到钱了！对于采购人员来说，由于不了解仓库或车间的实际库存情况，经常会出现没有联系供应商就已经发货或者经常需要紧急采购的情况，造成人力资源成本和采购成本的极大浪费。采购管理系统的信息是相关的和实时的。企业部门在申请采购时，可以实时查询已采购产品的当前库存，优先使用库存，避免重复采购。同时，采购管理系统支持设置参数检测最低库存，自动提醒相关人员补货，避免频繁紧急采购。结论许多企业家在经营过程中盲目追求利润和销售额的增长，而忽视了内部成本控制的重要性。为企业开源节流，消除过度的资源消耗，也是企业节省不必要的资金投入，赚取利润的一种方式。要想大幅度降低企业的采购成本，不能只停留在价格上，还要对采购的各个环节进行有效管理，向管理要绩效。8Manage SPM等采购管理系统支持采购业务的全流程管理，可以帮助企业更好、更高效地管理整个企业的采购运作。
