哈佛医学院报告称，自从引入RFID解决方案来管理其4，300项资产以来，学院资产的库存时间减少了75%，同时对高价值资产的位置有了更多的可见性，并确保在政府审计期间可以轻松搜索和找到它们。
该RFID解决方案由RadiantRFID Company提供，包括贴在资产上的无源超高频RFID标签、Technology Solutions Ltd的1128手持阅读器以及用于存储和管理数据的Radiant Web应用程序。基于RFID的资产管理信息将被上传到哈佛医学院的Oracle固定资产系统。
在其15000项固定资产中，哈佛医学院拥有约4300项高价值资产，包括服务器、孵化器、医用冰柜、离心机、用于DNA研究的显微镜和热循环仪。该学院的战略采购主任Jeff Dichiajo介绍了这次成功的部署。
哈佛医学院
这些资产中有近一半是用外部资金购买的，包括政府资助的助学金和合同，学校负责确保这些资产万无一失。为了确保这一点，哈佛医学院每年都会向普华永道提交审计报告，并进行内部资产清查。Chiajo说，“我们必须管理我们为研究而使用和购买的资产。”
在部署RFID之前，哈佛医学院使用人力进行资产清查。通常，每项资产都被输入到Oracle Asset Workbench平台中，并被分配一个打印的条形码标签。研究经理在固定资产金融分析师和Di Chiajo的陪同下，携带微软Excel电子表格，走遍每个部门或实验室，寻找资产。每个部门或实验室都有一个唯一的序列号。
由于没有条形码扫描仪可用，他们都用眼睛直接确认这些数据，与电子表格上给定房间的信息进行比较，并写下评论或记录差异。
如果他们遇到电子表格中没有列出的任何资产标签，他们必须在计算机上的OFA系统中查找，以确定这些资产属于哪个部门。然后手动输入资产盘点结果，并将其上传至OFA系统。这不仅是一个非常耗时的过程，还可能对那些高价值的资产造成损害。例如，哈佛医学院的神经生物学系在一份16页的电子表格中列出了800多项资产。
迪亚乔将与该部门的资产经理召开资产会议，陪同资产研究团队参观实验室，并帮助他们进行资产盘点。这个过程平均需要两个小时来查找50项资产。“这样的手工流程效率低下，不可持续，因为学校的资产每年会增加1000项左右，”DiChiajo说。有鉴于此，我们必须采取行动寻找替代方案。"
因此，哈佛医学院在2017年夏天对自动化解决方案进行了两个月的招标，然后对招标文件进行了评估，并在授予合同之前进行了第二次招标。在选择了Radiant的解决方案后，该学院开始在两个自愿参与测试的部门进行实地试验:细胞生物学和哈佛治疗科学项目。医学院克服了阅读器安装中交叉阅读的挑战，以确保它不会被相邻房间捕获。
这一解决方案随后于2018年7月推出，之后哈佛医学院花了18个月的时间，用RFID标签重新标记现有资产以及新收到的资产。这些预先订购的标签将与特定的资产相关联，并且每个标签及其相关资产也将被链接到特定的房间。Radiant基于云的虚拟资产跟踪器解决方案附带了一个名为VAT2Go的移动应用程序。
员工开始清点时，会使用运行在iPhone上的VAT2Go，然后进入大楼和即将进入的房间，扫描条形码，读取RFID标签。阅读标签后，他们可以在应用程序中查看结果，以确认所有资产都在正确的位置，以及房间中缺少的和额外的资产。这些结果与联网的VAT2Go应用程序同步，用户可以下载它们并生成报告上传到OFA。
DiChiajo说，“这个网络应用程序允许我们通过上传或手动进行单独或大规模的更改，例如将资产重新分配到另一个位置。”哈佛医学院也可以使用RFID解决方案来废弃OFA的一些资产，并将其从增值税系统中移除。RFID管理的好处包括更准确和高效的资产盘点，这意味着ROM和资产管理人员在进行资产盘点时不必中断对资产的研究。实际的资产盘点过程比手工过程破坏性小。
这项技术的部署过程也遇到了一些波折，资金是减缓项目进度的重要挑战。一些成员离开了该计划，从事其他工作，而新冠肺炎疫情导致学校在2020年3月关闭，只允许必要的工作人员进入。事实上，Dichiajo本人无法到达现场，因此他将标签邮寄给了哈佛大学医学院的固定资产财务分析师Sophia Xu，她可以在校园内继续标记、清点资产和更新OFA。
狄亚乔说，系统上线以来，因为疫情，学校只进行过一次资产清查。正是这次盘点的结果证明了RFID系统可以节省时间。RFID的一个好处是，无论这些资产是属于细胞生物学系、神经生物学系，甚至是剑桥的另一所哈佛学校，RFID都可以读取房间里的所有资产，不需要对比各个系或实验室的资产信息。
普华永道进行的审计不需要读取RFID标签，但RFID提供了审计所需的数据支持，使学校可以找到任何选择审计的资产，并确保在审计人员到达时随时可用。今天，它还包括微软团队会议中的虚拟审计。
在未来，DiChiajo希望RFID技术能够为其他变化带来好处，比如实验室的翻新空。RFID阅读器可以在房间装修前对物品进行扫描，然后在搬进新装修的房间时再次扫描，防止物品丢失。
另一个优点是，读取器可用于在计数器模式下搜索RFID标签，以定位丢失的资产。狄亚乔回忆说，2019年，他无意中看到了一台隐形冷藏离心机的标签。“我在扫描，但肉眼看不到。当我将阅读器移近信号源时，我在一个木制抽屉中发现了这一资产。如果没有RFID，我可能会认为该资产已经丢失、被盗或被丢弃。有了RFID，我可以看到无形资产。”
除了哈佛医学院之外，RFID系统目前在哈佛大学的文理学院、工程与应用科学学院和维斯学院都有实施或已经投入使用。根据Di Chiajo的说法，Wyss已经完成了所有旧资产的RFID标记，而FAS和SEAS现在正在标记大约8，000项资产。这四个学院总共有大约100栋建筑，每栋建筑都包含资产。
来源:RFID世界网络
