商务部管理系统
通则
为规范公司业务采购，加强部门管理，明确要求，规范行为，营造良好的部门文化氛围，提高办公质量和效率，维护部门良好形象，特制定本制度。
人事管理
按时上班，不迟到，不早退，前一天请假，不无故旷工。
上班时间禁止玩手机。
上班不要和同事聊天。
忠于职守，服从领导，不要有任何舍本逐末或舍本逐末的行为。
时时锻炼自己的工作技能，做到工作精益求精，提高工作效率。
不得泄露商业或工作秘密，不得假借职权搞贪污舞弊，不得以公司名义接受招待或进行诈骗。
不要将违禁品或危险品带入办公室。
我们应该同舟共济，互相帮助。我们不能制造噪音、打架或说闲话。
例会
3.1明确部门例会时间:每周五17:00-18:00。
部门5S管理
保护办公区域的整洁，每天下班后清理各个地方的垃圾。
不要把有强烈气味的食物带进公司，不要让财务办公室的人聚在一起吃饭。
及时关闭无人办公区域的灯、风扇、空，尤其是午餐时间。
进出办公区请随手关门。
下班后关掉电脑，关掉不用的灯，最后离开办公区的同事要注意关空，关灯，关总开关。
打印文件时，我们应该注意节约纸张。在内部传阅的文件可以用再生纸空白页打印的前提下，尽量用单页纸打印，注意纸张的回收利用。
对资源保密。如果是涉及公司内部信息或者个人重要信息的文件，一定要切碎处理作废文件。
采购文件和资料应及时归档，确保当月文件在下月XX前归档。
业务日常工作管理
认真审核合同，负责合同条款的风险审查，提出建设性意见，协助对接人进行合同条款谈判，规避合同风险。
及时处理日常项目文件，及时建立销售台账、供货清单、电子商务请购单等相关文件。
及时认真审核各类项目文件，减少错误。
实时掌握进出发票情况，及时申请开票，推动业务催收进度。
向公司提供各种统计分析报告，如:每周五统计销售数据和应收账款。
保存销售合同及相关资料，建立合同档案，以便归档和查询。
定期检查项目执行情况和应收账款回收情况。
不断完善合同条款和业务流程，处理业务工作中的问题，保持良好的合作关系。
负责公司礼品的出入库，每月下半月盘点。
日常采购管理
协助商务和售前技术人员进行询价。
在权衡质量、价格、付款方式、交货时间、售后服务、信用等因素的基础上，及时采购物品。
购买的产品或服务必须与品牌、型号、规格、数量、相关参数等相一致。在销售合同中列出；保修条款不能低于销售合同的要求。
当市场条件不能满足业务部门要求或成本过高时，及时反馈信息，与相关人员和领导综合评估，在采购前更改请购单。
自觉维护公司利益，努力提高采购质量，降低采购成本，提高采购效率。
自律，不能要求或接受供应商的回扣。
严格按照采购制度和程序办事，自觉接受监督。
工作认真，不出差错，不要因为自己的工作失误给公司造成损失。
努力学习，广泛掌握与采购业务相关的新设备和市场信息。
对于经常采购的商品或服务，应全面了解供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，并会同相关部门定期对供应商进行评估和审核。
为保证供应商渠道畅通，防止意外，同一产品的两个或两个以上供应商应作为备用供应商或相互采购。
固定资产和其他零星产品的购置，由使用部门申请，公司领导批准后方可进行。
支付尾款或全款前，一定要向供应商索要发票，核对发票内容是否与合同相符，并及时登记发票信息。
对于一些没有账期的供应商，必须在付款完成后及时收取发票。
积极回应业务和工程人员反馈的产品质量问题，协助解决售后问题。
定期检查请购单、采购订单、应付账款和输入发票的执行情况。
负责公司常备仓库的出入库，每月下半月盘点。
业务采购工作流程
奖惩制度
例会迟到要罚10元；未提前请假者，将依法处理，每次罚款50元。
如果没有及时录入和更新系统数据，每接到一次投诉就处罚10元。
业务数据不及时统计，每接到一次投诉罚款10元。
因工作出色，在公司例会或总结会上受到表扬，每次奖励100元。
获得公司表彰优秀员工等奖项。除了公司的奖励，部门还奖励了500元。
第6.1-6.3条，罚款必须当场以现金或转账方式缴纳，由商务部统一管理，增加部门人员活动费用。
以上管理制度即日起实施。
XXX有限公司
商务部/商务部
20XX-XX-XX
