在制作物业行业招标文件的时候，可以看一下地方政府行政主管部门关于物业的法规和规定，其中一些可以作为编制招标方案的参考。比如下面是深圳颁布的《业委会成立条例》。
关于成立XX业主大会和业主委员会的若干规定
为规范我市业主大会、业主委员会成立程序，保障业主权益，根据《民法典》、《XX省物业管理条例》、《住房和城乡建设部等部门关于加强和改进住宅物业管理的通知》、《业主大会、业主委员会工作指引》、《XX市物业管理办法》等法律法规和政策的有关规定，结合我市实际情况，制定本规定。
一、工作职责
园区管委会、镇人民政府、街道办事处政府”)依法对辖区内业主大会、业主委员会的成立、运作和活动进行指导、协助和监督。园区政府应当指定政府相关部门会同居民委员会、村民委员会对业主大会的成立和业主委员会的选举给予指导、协助和监督”)；指导物业小区成立业主大会筹备组和业主委员会换届选举小组，加强业主委员会候选人的推荐和把关。
二、业主大会和业主委员会成立程序
交付物业的建筑面积达到物业管理区域建筑面积50%的，建设单位应当向物业所在地的园区政府作出书面报告，并在物业管理区域的显著位置公告。
申请成立业主大会
20%以上的业主可以联名向园区政府提出成立业主大会的书面请求；或者交付物业的建筑面积达到物业管理区域建筑面积的50%以上的，业主可以向园区政府提出成立业主大会的书面请求。园区政府收到申请后，应当在5个工作日内进行审核，符合《XX省物业管理条例》第十三条第一款、第二款情形之一的，应当自收到申请之日起30日内指导、协助业主推荐业主大会筹备组；不符合要求的，书面回复申请人。
产生筹备组成员
筹备组由业主代表、施工单位代表、园区政府代表、村委会代表组成，成员为7至15人的奇数。筹备组成员应符合《XX市物业管理办法》第十五条的规定。业主代表由业主自荐或推荐产生，其人数不少于筹备组总人数的60%。具体推荐方式以物业所在地园区政府公告为准。园区政府应当书面通知建设单位授权代表参加首次业主大会筹备组，建设单位应当在接到通知后5日内及时回复园区政府。建设单位不复存在或接到通知后5日内未书面回复园区政府的，可视为放弃筹备组成员资格。建设单位不参加筹备组，不影响筹备组的成立，但不免除《XX省物业管理条例》第十四条规定的义务。
村民委员会应当在规定时间内受理业主申请筹备组登记，并会同房管局等政府部门核实推荐人和被推荐人的身份。如果符合条件的申请人数超过业主代表名额，申请人将进行协商。如果协商不成，由园区政府协调选定他们。协调工作应当以保证业主大会顺利进行、程序规范、公平公正为目标，采用的候选人遴选规则应当简单易行。应倡导以下规则:承诺不参选业委会委员的业主优先入选；党员、人大代表、政协委员、机关事业单位工作人员、组织能力强的村委会成员、干部优先。
公布筹备组成员名单
当地物业园区政府应当自行或者委托村委会在物业管理区域的显著位置以书面形式公布业主大会筹备组成员名单及基本情况，首次公布时间不少于十五日。业主对筹备组成员有异议的，应当在公告期内向物业所在地园区政府提出，由园区政府协调解决；公告期满后，不受理异议。公告期间，业主提出异议且异议成立的，应当修改业主大会筹备组成员名单并再次公告，公告时间不得少于五日。公告期内无异议或异议不成立的，公告期满后，公告名单视为全体业主同意，园区政府发布筹备组成立公告，并根据公告名单组建本次业主大会筹备组。
筹备组发布的通知或公告应加盖物业所在地园区政府公章或物业所在地村委会印章。筹备组成员个人或小区其他业主不得擅自以筹备组名义发布相关通知或公告。
组织第一次业主大会。
业主大会筹备组应当自成立之日起6个月内组织召开首次业主大会。筹备组应当履行下列职责:
1.确定首次业主大会会议的时间、地点、形式和内容；
2.参照市住房和城乡建设局提供的范本，起草管理规约草案和业主大会议事规则草案；
3.确定业主身份和业主在首次业主大会会议上的投票权数；
4.确定业主委员会委员候选人的方法和名单；
5.投票人、计票人、监票人在业主中选举产生；
6.依法确定首次业主大会的表决规则；
7.制定业主委员会的选举办法；
8.召开首次业主大会会议的其他准备工作。
前款确认的内容应当在首次业主大会召开15日前，以书面形式在物业管理区域内公布。对业主公告内容有异议的，筹备组应当记录并作出答复。
产生业主委员会候选人
业主委员会委员人数的确定和候选人的产生应当符合下列要求:
1.业主委员会委员人数为5至15人的单数，具体人数由筹备组根据物业管理区域的实际情况确定；
2.业主委员会委员是否实行差额选举，差额选举的差额比例由业主大会议事规则约定。业主委员会实行差额选举的，未当选业主委员会委员且获得规定票数的候选人，可以按照得票顺序当选业主委员会候补委员。候补委员的人数由业主大会议事规则约定。候补委员可以列席业主委员会会议。
3.业主委员会委员候选人通过业主联名推荐和业主自荐产生；鼓励和支持具有业主资格的党员通过法定程序成为业主委员会成员，发挥模范带头作用，依法履行职责。
4.筹备组应当对业主委员会候选人的资格进行核实，确定业主委员会候选人名单。筹备组应当将拟产生的业主委员会委员候选人名单和基本信息以书面形式在物业管理区域的显著位置公示7日。对业主委员会委员候选人有异议的，应当在公告期内向业主大会筹备组提出，由业主大会筹备组重新审核相关候选人是否有资格竞选业主委员会委员；公告期满后，业主大会筹备组不再受理异议。公示期内无异议或异议不成立的，公示期满后，公示名单上的业主委员会候选人视为获得全体业主认可，后续选举过程不再因业主委员会候选人资格而影响选举结果。
召开第一次业主大会。
召开首次业主大会时，应当于会议召开15日前在物业管理区域的显著位置公布会议的时间、地点、议题和议程，并书面通知全体业主；业主大会应当有专有面积占三分之二以上且人数占三分之二以上的业主出席，并按照下列规定对管理规约草案和业主大会议事规则草案进行表决，选举产生业主委员会:
1.业主大会应当采用无记名投票方式进行表决。选票、投票表决票和书面授权委托书应当妥善保存，以备查询。需要表决的，表决意见应当由业主本人签署。
2.业主大会会议可以采取集体讨论或者书面征求意见的形式。以书面征求意见的形式，书面征求意见的结果应当在物业管理区域内公示30日以上，业主有权查阅相关资料。异议应在公示期内提出，公示后不受理异议。
3.业主大会采用集体讨论形式的，应当按照下列程序进行:
筹备组会同村委会核实业主身份，发放选票；
根据会议议程进行选举或投票；
回收选票；
现场计数；
现场宣布业主大会结果；
宣布业主大会的结果。
4.业主大会会议采用书面征求意见形式的，应当按照下列程序进行:
分发选票
园区政府指导监督选票发放，村委会协助选票发放小组发放选票，每个小组至少包括一名筹备组成员。选票发放小组将选票发放到每户业主手中；业主也可携带身份证明在规定时间内到发票组固定点领取选票。投票期间业主不在物业管理区域内居住的，选票应当通过快递或者其他有效方式送达。无法交付的，应当在物业管理区域内公告。
组织投票
表决采取“固定表决”和“浮动表决”的方式进行。具体表决方式由筹备组决定。
业主收到选票后可立即投票，并应将填好的选票投入流动票箱。每次投票结束后，应立即封存，交由村委会集中保管。
物业管理区域内设置固定投票箱，业主在规定时间内填写选票并投入投票箱。
邮寄的选票应投入票箱，开具发票时当场开启。
组织计票
投票结束后，选出的监票人和计票人组成监票人组和计票人组，进行公开验票和计票。计票结束后，计票人、监票人应当立即签字确认计票结果，筹备组应当派人监督计票过程，必要时邀请公证处进行现场公证。
宣布业主大会的结果。
取得在专有部分区域投票的多数业主和投票的多数业主同意的法定票数，按照票数当选为业主委员会委员。业主大会筹备组应当自业主大会作出决定之日起，在本物业管理区域内以书面形式公布业主大会的结果。公示内容应当包括房间号和专有区域、业主对投票事项的意见、全体业主对投票事项意见的汇总结果等。公告时间不得少于30日。公示期间，业主对表决结果有异议的，可以查阅其表决意见，业主大会筹备组应当及时提供业主表决意见，以备查阅。有证据证明存在恶意伪造或者篡改选票、投票票、书面委托书等情形，导致业主真实意见与公布的投票结果不一致的，应当重新统计并公布投票结果。业主在查验本人意见时，应提供本人有效身份证件。业主对表决结果有异议的，应当在公告期内向业主大会筹备组提出。公告期满后，业主大会筹备组不再受理异议。在公告期内无异议或者异议不成立的，公告期满后，本次选举票数不再影响业主委员会委员资格。
5.业主委员会委员选举产生后，业主委员会应当自选举产生之日起7日内召开首次业主委员会会议，选举产生业主委员会主任1名、副主任1-2名。业主委员会成员不能委托代理人出席会议。
业主委员会备案
业主委员会应当自选举产生之日起30日内，将下列材料报送当地园区政府备案:
1.业主委员会备案申请表；
2.管理规约和业主大会议事规则；
3.业主大会的会议记录和决定；
4.业主委员会成员名单及基本情况；
5.业主大会筹备期间的几次相关宣传和会场照片。
符合要求的，当地园区政府应当在5个工作日内出具业主委员会备案回执；不符合要求的，告知原因，提出意见。
刻业主大会和业主委员会的印章。
业主委员会备案后，应当按照国家有关规定，凭业主委员会备案回执在公安机关认可的单位刻制业主大会和业主委员会印章，并将公章向公安机关备案。
业主委员会应当建立印章管理制度，指定专人保管印章。业主大会印章的使用应当符合业主大会议事规则或者业主大会的决定；业主委员会印章应当根据业主委员会会议的决定使用。业主大会应当有半数以上成员出席，所作决定应当经全体成员半数以上同意并签字。
(9)档案管理制度
小区业主委员会选举产生后，业主大会筹备组应当将会议相关资料移交给小区业主委员会。业主委员会应当建立档案管理制度，制作并保管业主大会会议资料、业主委员会会议记录、业主大会财务等相关文件，建立相关档案，指定专人保管档案。园区所在地政府、房管局等部门需要查询业主大会、业主委员会档案的，业主委员会应当提供。
三。业主委员会成员资格自行终止
业主委员会委员有下列情形之一的，其委员资格自动终止，业主委员会应当在物业管理区域的显著位置予以公告。业主委员会不公告的，村委会予以公告:
因财产转移、灭失等原因不再是所有者；
因病或者其他原因丧失履行职责能力的；
任职期间被依法追究刑事责任或者被限制人身自由的；
本人以书面形式向业主大会或业主委员会提出辞职；
法律、法规、管理规约和议事规则规定的其他情形。
四。终止业主委员会成员资格的程序
业主委员会委员有下列情形之一的，应当经业主委员会三分之一以上委员或者持有20%以上表决权的业主提议。业主大会或者业主委员会可以根据业主大会的授权决定是否终止其会员资格:
挪用、侵占业主共有财产的；
索取或者非法收受建设单位、物业服务企业或者利害关系人提供的利益或者报酬；
利用职务之便，要求物业服务企业减免物业服务费用；
违反物业服务合同，拒交物业服务费的；
泄露业主信息或者利用业主信息从事与物业服务无关的活动；
未经业主大会同意，参与选聘物业服务企业、签订物业服务合同，或者与物业服务企业签订合同擅自增加物业服务收费的；
损害业主共同利益或者可能影响其公正履行职责的其他行为；
法律、法规、管理规约和议事规则规定的其他情形。
业主委员会收到终止业主委员会成员资格的建议后，应当在村委会的指导下，在5个工作日内进行调查处理。情况属实的，业主委员会应当在召开业主大会前，将调查情况和终止业主委员会委员的建议在物业管理区域的显著位置公示15日，业主大会应当经参加表决的半数以上业主同意，作出终止业主委员会委员资格的决定。业主未按要求查处或调查属实，未提出终止业主委员会委员提案的，业主委员会委员或业主可向当地园区政府提出书面申请，由当地村委会在当地园区政府的指导和监督下组织召开业主大会。
终止业主委员会委员资格的决定作出后，业主委员会将在物业服务区域的显著位置张贴会议结果，并公告30日。异议应在公告期内提出，公告后不受理异议。被取消资格的委员应当自公告之日起3日内将保管的业主大会、业主委员会相关资料交回业主委员会，业主委员会回当地园区政府备案。
五、业主委员会变更程序
任期届满前三个月，业主委员会应当向物业所在地的园区政府报告，并在园区政府的指导下成立业主委员会换届选举小组，组织业主大会举行换届选举。园区政府应当对业主委员会的换届选举进行协助、指导和监督。
业主集体辞职的，应当按照业主委员会选举程序重新选举业主委员会。
业主委员会任期届满或者业主委员会委员人数不足总人数二分之一的，由物业所在地村委会代为履行业主委员会职责，并接受园区政府的指导和监督。小区业主委员会应当将业主大会、业主委员会印章等资料移交物业所在地村委会代管；业主不移交物业的，物业所在地村委会可以请求公安机关协助移交。新业主委员会成立或者原业主委员会符合重新履行职责条件的，物业所在地村委会应当将代管的业主大会和业主委员会印章等资料移交给本小区业主委员会。
六。业主委员会增加成员的程序
业主委员会委员的职责终止，有候补委员的，由候补委员轮流担任。业主委员会应当在物业管理区域的显著位置及时公布业主委员会委员职务的终止和候补委员的更换情况。
递补候补委员后业主委员会委员人数仍不足5人的，或者后期物业业主入住后需要增补业主委员会委员的，业主委员会应当组织召开业主大会会议，补选业主委员会委员。
业主在增加委员会成员后，应向当地公园政府提交原始备案申请表和收据，以进行备案变更。
七。补充条款
管理规约示范文本、业主大会议事规则示范文本及相关表格样本由市住房和城乡建设局制定。
本规定由市住房和城乡建设局负责解释。
本规定自发布之日起施行，有效期至年月日。
