关于推进科研经费无纸化报销的思考和建议

推进科研经费无纸化报销的思考

作者:郭朱瑞

本文发表于《金融与会计》2022年03期。

探讨无纸化报销的内涵，总结企事业单位在智能报销方面的实践经验，梳理API、OCR、智能审核、电子档案等信息化、自动化、智能化技术在费用报销各环节的应用，为推动科研经费报销向无纸化报销迭代提供思路。同时，阐述了实现科研经费无纸化报销所需的外部支持和内部准备，并为最终实现无纸化报销提出了相关建议。

随着新兴技术的蓬勃发展，企事业单位的费用报销从传统的线下纸质模式向新型智能报销模式转变。“大智慧动云物”与金融领域的融合，产生了智能数据采集、智能提单、智能审核等一系列应用场景，为优化报销体验、实现更精准的费用管理提供了有效途径。虽然受电子发票未完全普及、各单位信息化建设能力、政策落实程度不同等因素影响，实现彻底无纸化报销仍有一定难度，但不少企事业单位已经进行了智能报销的先进尝试和实践，可为推进科研经费无纸化报销提供借鉴。在此背景下，基于企事业单位的实践，提出无纸化报销的内涵，梳理智能报销在企事业单位的技术应用，提出实施科研经费无纸化报销的建议，为彻底解决科研经费“多头报销”问题，进一步减轻科研人员的事务性负担提供思路和参考。

无纸化报销的内涵

无纸化报销是指费用报销过程中以报销凭证为电子载体，报销凭证的接收、审核、录入、归档均通过信息系统完成的报销模式。无纸化报销模式下，在提货单办理过程中，报销人无需在纸面上填写申请，即可利用智能技术自动采集业务数据。在审计过程中，可以借助规则引擎、机器学习等技术对财务进行审计和验证；在过账过程中，财务可以使用会计引擎自动生成会计凭证；在档案管理中，各种原始凭证可以电子化匹配、归档和查阅。目前完全无纸化报销是一种理想状态，实现无纸化报销并不容易。首先，一些外部凭证还没有电子化；第二，一些非标准的外部凭证很难转换成标准的电子文档。

原始纸质凭证电子化是推进无纸化报销的关键。需要注意的是，电子原始凭证并不是简单的将纸质凭证拍照或扫描成图像文件，而是需要通过计算机等电子设备形成并传输的、满足一定条件的电子记账数据。电子原始凭证包括外部电子原始凭证和内部电子原始凭证。其中，对外接收的电子原始凭证包括电子发票、金融电子票据、电子票证、电子旅游行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单、电子合同等。内部电子原始凭证是单位在经济业务发生时填写的电子凭证，用于实施办理、审批等必要的审批程序，包括申请单、报销单等。

近年来，费用报销一直在向移动化、智能化方向发展，已经进入智能报销阶段。借助应用编程接口，可以整合开放的外部系统、内部业务系统和财务信息系统，打通网上数据流通通道，实现内部电子文档无纸化传输，实现跨部门在线协同，减少人工信息录入和人工干预可能带来的误差。通过加强系统间数据共享，应用智能技术，构建移动化、非接触化、智能化的费用报销全流程，实现智能信息采集、智能单据填制、智能凭证审核、智能档案管理、智能数据分析。以中兴云信智能报销解决方案和信息系统产品为例，介绍了信息技术、自动化和智能化技术在费用报销领域的应用。智能报销流程包括信息采集、提货单及审批、财务审核、备案等环节。

▲图1智能报销流程及其主要环节

智能信息收集

目前，国内电子发票的应用范围逐渐扩大，开具发票的数量呈爆炸式增长。但全面电子发票政策的实施和新旧系统的更替需要一定的过渡期，纸质发票将与电子发票大量并存。如何实现纸质发票快速识别录入，电子发票无需打印即可报销，避免人工查重和发票真伪验证仍需解决。

光学字符识别技术(optical character recognition technology)是一种离线字符识别技术，它是利用光学设备将纸质文档上的字符转换成图像，然后利用算法将图像信息翻译成可编辑的计算机字符。其本质是利用光学器件捕捉图像和识别字符，将人眼的能力延伸到机器。经过多次技术迭代，随着深度学习技术的不断发展，结合深度学习技术的光学字符识别技术已经能够超越人眼识别的效率和准确率。

在信息采集过程中，对于电子发票，报销人可以利用凭证系统直接从支付宝、微信卡包等渠道获取电子发票，或者上传OFD/PDF格式的电子发票文件；对于纸质发票，报销人可以使用票证系统对粘贴和平铺的纸质发票进行拍照。现有技术可以实现多张发票混合拍照上传。系统基于分割分类引擎，对增值税票证、各种运输票证、定额发票等结构规范的发票进行精确分割。发票系统内置OCR技术，可自动快速识别发票内容并保存为结构化数据，与税务局系统验证发票的真实性，并将发票数据和验证结果传输至费用报销系统，实现发票的统一集中管理，自动比对检查重复，避免重复报销。获取的结构化数据和校验结果将作为报销单填制和后续审核的依据。

智能提单和审批

通过费用报销系统，可以实现单据的网上归档和纸质单据的有效流转，提高报销单据的传递效率。业务领导也可以随时随地在费用报销移动端直接完成单据审批。报销系统可以关联并获取商旅和在线采购系统中的订单信息以及发票系统中的发票数据。报销人可以直接核对已审核的发票和业务系统同步的订单、合同信息，然后发起网上报销审批。系统可以根据发票数据自动判断业务类型并填写报销明细，报销人无需重复录入大量信息。该系统的易用性改善了报销人的体验。该系统嵌入了各种费用标准、内部控制和合规要求、预算冻结标准等。，并在偿付人提货单时进行提示，以避免偿付违规行为，有效控制财务风险。

智能审计

报销人提交报销单后，费用报销系统采集电子报销凭证并解析成结构化数据；纸质报销凭证由扫描人员扫描成电子图像，通过OCR识别获得结构化数据。基于获得的结构化数据和预先配置的审计规则，智能审计系统使用审计算法来自动检查数据和规则。系统自动提示潜在风险事项，并直观显示审计结果。同时，财务人员可以根据电子图像人工补充审核异常和未决策信息，系统基于深度学习技术不断提高审核的准确性。智能审计系统的应用可以提高财务审计的效率和质量，缩短报销周期，降低财务运行成本，为相关业务分析提供数据依据，增强财务管控。

▲图2智能审核系统自动提示风险事项。

智能文件收集

财务审核无误后，单据信息流会传递到会计系统生成会计凭证。电子档案系统匹配报销单据、附图像、电子原始凭证、银行回单，形成完整的电子档案并归档；纸质凭证和其他会计资料以纸质档案的形式保存。

电子档案系统是电子会计档案的统一管理中心，支持电子会计档案的收集、整理、归档、保管和借阅。电子文件系统基于费用报销系统的凭证信息，并与电子图像系统相连接。财务会计入账后，电子档案系统调用接口从费用报销系统和电子影像系统获取原始电子发票、纸质发票影像文件和其他报销附件的电子影像，匹配后形成符合会计档案归档标准的电子会计档案。同时，电子文件系统支持文件借阅，可以及时满足内部借阅和外部审计的需要。电子文件系统设置了一系列安全技术措施，确保电子文件的安全可靠，通过水印、加密、签名验证等手段防止文件篡改，支持异地双数据中心，确保电子文件不丢失、不泄露。电子文件系统的建立可以有效保障电子会计凭证的全生命周期，解决电子会计凭证的归档问题，实现物理文件与电子文件的对应检索。这是无纸化报销流程的重要工具。

推动费用报销向优质高效流程升级。

无纸化报销的实施，可以推动费用报销向优质高效流程升级，全面减少人工操作，以“机智”赋能人，大幅提升流程体验和费用管理水平，实现费用报销无垫付、无出票、无填单、无会议、无审核、无记账。报销过程中，消费者订单直接接入报销系统，实现数据“无感采集”，自动生成报销单。报销人无需预付资金或获取纸质发票。公司基于公司差旅系统和采购系统，定期与供应商进行公司结算，增强了报销的时效性，实现了费用报销无需垫付、无需过账、无需填表。在审批过程中，信息系统以数据传输代替纸质文件传输，以网上电子签约代替线下会议审批。在财务流程中，借助系统规则，自动生成并记录记账凭证信息，提高了报销的准确性，实现了费用报销无会议、无审核、无记账。

推动费用报销向数字化发展。

在传统的线下报销或简单的线上报销模式下，由于没有信息系统的应用来收集和积累数据，或者由于信息系统分散、数据标准不一致，很难整合和挖掘费用报销数据的价值。费用管理通常缺乏及时的数据支持和量化的决策模型，完全依靠管理者的经验来控制费用。可以说，无纸化报销的意义不仅仅在于解决“报销复杂”的问题，还在于财务本身，电子发票和信息技术的应用为前后进行费用管控提供了条件，为数字化思维和费用管理的融合提供了基础。

在此基础上，各单位可以围绕成本管理的核心需求设计一套完善的指标体系，并将分析结果以可视化的形式展示出来。从整体成本分析和专项成本分析的角度，对费用现状进行统计，利用算法合理预测未来费用，提前安排相关资源；监控单据和异常发票的拒收次数，了解报销制度的合规性，建立报销的信用评估体系，定位异常增长费用的类型，落实长效风险防控机制；量化费用报销流程体验，设置提货单平均时间、审核时限、单据退回原因分布等效率评价指标，持续优化流程，找出相应的系统缺陷并优化功能，实现费用、合规、流程体验的数字化。

信息化、智能化技术是实现无纸化报销的主要手段。外部政策环境的支持、内部观念的转变和信息化规划建设是实现科研经费无纸化报销的重要前提。真正解决繁琐的报销问题，不仅需要制度、观念、标准的改变，更需要技术的应用。外部环境和内部准备缺一不可。

无纸化报销的实现需要外部政策环境的支持。

虽然现阶段电子发票已经逐渐普及，但仍有一些外部凭证没有电子化。对于电子凭证，目前由于各种电子凭证数据标准不统一，在接收和处理电子凭证时存在接收、记录、归档困难等诸多问题，直接影响了无纸化报销的实施。此外，《会计档案管理办法》虽然规定了电子会计信息只能在单位内部以电子形式保存，但只是在原则上做出要求，缺乏具体的指导性规则。一些单位由于缺乏识别虚假电子报销凭证的能力，或者担心电子凭证和档案在外部检查和审计中的合规性问题，不愿意直接使用电子报销凭证作为核算的依据。他们仍要求报销人打印电子凭证或提交纸质凭证，或提供其他证明材料证明事项的真实性，并形成纸质档案保存，反而增加了报销人的负担，与推行电子记账凭证进行会计核算的初衷不符。基于以上问题，笔者建议相关部门可以从以下几个方面给予政策支持，与各单位形成合力。

第一，政府相关部门需要积极推动发票“全领域、全环节、全要素电子化”的实施，统一电子凭证的数据标准，完善电子原始凭证和电子会计档案的报销政策，并给出进一步的指导细则。

二是鼓励和支持科研项目承担单位尽可能精简科研经费报销材料。由于报销过程涉及到一些从外部获取的不规范、不标准的证明材料，很难实现电子化。笔者建议可以从报销政策入手，推行和扩大科研经费合同制的费用种类和实施范围，精简报销所需证明材料，从源头上减少报销所需纸质凭证。

第三，外部监管机构和第三方审计机构需要对符合要求的电子会计凭证和电子会计档案有统一的认识和认可。

无纸化报销需要充分的内部准备。

在实际应用场景中，从传统的线下报销到无纸化报销，需要不断的演进和迭代，同时需要来自单位内外的多方合作，而不是简单的实现一个信息系统。承担科研项目的企事业单位可以从以下几点推进科研经费无纸化报销。

第一，实现无纸化报销，需要更新观念。推行无纸化报销首先需要单位领导的认可和支持。财务部门要做好宣传培训工作，普及电子签名技术和法律效力知识，提高电子签名的接受度，统一单位对无纸化报销的认知，提高人员的接受度。

第二，实现无纸化报销，需要做好单位的信息化规划和建设。无纸化报销要求各单位使用信息系统进行报销流程。除了从外部获取原始电子凭证外，还会通过信息系统在各单位形成原始电子凭证，以替代内部生成的纸质凭证，并通过财务系统与业务系统的对接，自动推进流程，获取报销信息。目前很多单位都建立了科研管理、采购、资产等财务制度和业务制度。但由于建设时缺乏整体规划，系统建设支离破碎，数据无法在线自动转移。有些单据和报销材料还是需要线下传输，或者在不同系统中重复填写。因此，各单位需要提高行业和财务的信息化水平，建设适合电子凭证的信息系统，优化内部系统集成，为无纸化报销打下坚实基础。

第三，实现无纸化报销，需要积极尝试应用技术。智能收款、智能提单、智能审计、电子档案等应用场景的实现，离不开综合信息系统和自动化、智能化技术的应用。应积极应用相关技术，探索适应各单位现状的解决方案，合理规划，分步实施。比如对于火车票报销业务量大的单位，可以规划建设统一的商旅平台。有出差需求的人可以在平台上订票，单位可以直接和服务商结算。

第四，无纸化报销的实现需要相应的制度、标准和控制措施。各单位可以对现行制度下科研经费报销所需的附件进行梳理，判断哪些附件可以“减法”，哪些可以电子化，哪些可以通过系统对接直接获取数据，从而对现有的报销制度进行更新优化。明确各项费用的标准附件，梳理支出标准，统一工作人员对整体层面报销制度和要求的认识。该系统可以在报销人提货单时提示报销制度、注意事项和所需附件，将支出标准转换成计算机可以理解的规则语言，将判断标准和审核规则嵌入信息系统，自动识别风险项目，增强费用控制，形成一套适合新型报销模式的风险控制手段。

主要参考文献: