编辑导语:出于降本增效和反腐合规的需求，采购系统迫切需要实施规范化、阳光化管理，迈向新的台阶。本文分析了电子采购的价值和建设方法。让我们看一看。
最后一篇文章简要介绍了采购业务发展的四个阶段。采购1.0后期基本解决了保障供应的任务，但采购系统的深层次问题开始逐渐显现。具体问题如下:
采购绩效完全取决于买方的个人能力。采购过程不透明、不规范，管理层无法监督采购过程。企业经常发现自己买的东西比别人贵，但是第三方供应商总是互相比较。供应商数据库几年没有更新，采购无法证明自己是清白的，导致内部信任危机。其他部门总是戴着有色眼镜看，采购腐败事件一旦曝光，危害触目惊心，无法为企业产生满意的业绩。同时，由于经济下行，产能过剩，供大于求，竞争激烈，导致企业。降本增效，降低采购成本来盈利，是很多企业最迫切的任务和最重要的任务。
由于国企反腐合规的需求，在SASAC等主管部门的指导下，也要求对采购系统实行规范化、阳光化管理。因此，在企业高层管理人员的推动下，采购系统迈上了一个新台阶。
工作重心:从业务层面到管理层面。工作目标:从保证供应到追求最优价格。我们不应该只追求供应量，而应该调整供求关系，引发供应商之间的充分竞争，以达到最佳价格。
第一，明显的特征
管理摒弃对个人绩效的依赖，通过制度建设和流程建设实现采购管理的阳光化和规范化。总结起来，采购2.0阶段有四个明显的特点:
1.集权管理
为了规范采购管理体系，统一采购流程，在采购2.0阶段，企业倾向于将分散在各个部门的采购职能集中起来，实行统一管理。
除原材料外，企业将集中所有与花钱有关的项目，如MRO采购、建筑工程采购、服务行政采购等。，在采购部进行管理，即按照统一的标准流程进行采购。
随着业务的发展，集团型企业开始整合下属公司的采购需求，以降低采购成本，以解决下属公司需求分散、信息不畅、资源共享等导致的重复采购和储备问题。
此外，从合规的角度，推进集团采购，将采购管理权限集中到集团，形成一整套自上而下的采购流程和制度，解决下属公司普遍存在的操作不规范、流程不透明、人为干预过多等问题。
2.过程阳光管理
降低采购1.0阶段业务被采购人员主导，容易造成暗箱操作的风险。采购阶段2.0，企业在流程上实行阳光管理。
强化内部管理职能，统一管理流程，完善管理制度；我们将注重充分对外采购，广泛宣传采购要求，鼓励更多的合格供应商参与竞争，并根据预先规定的评标标准选择最佳供应商，使所有操作过程透明、阳光。
一些企业还设立了专门的监督管理机构，如招标监督管理办公室，以加强对采购活动的全过程监督。阳光是采购管理规范化的重要标志，也能摘掉外部和企业内部其他部门的“有色眼镜”。
3.分工专业化
为了规避采购人员“一站式”业务操作带来的风险，实现采购人员的专业分工，在采购2.0阶段，企业往往对采购流程进行分段处理，将“采购”和“采购”两大职能分开。
有的集团公司规定集团负责开发和确定供应商，子公司负责具体订货和库存管理；国外企业实行战略采购和运营采购的分段模式，都体现了2.0阶段专业化的特点。
4.过程信息化
随着业务的发展，企业建立了一套完整的标准化采购体系，但往往由于企业内部强大的惯性，一段时间后又慢慢“回复”到原来的工作模式。
为了防止变来变去，企业希望此时通过一套软件固化采购流程，提高采购运作效率，便于追溯、监督和审计。采购2.0后期，企业开始实施采购信息化。
由于企业的外部竞争和自身发展要求，采购的价格优势成为重要目标。
为了实现采购价格优势，企业被迫实施采购阳光化管理。采购阳光化管理的主要手段有采购集中管理、招标采购、采购与采购职能专业化分工。
为了固化流程，提高采购效率，实行阳光采购，企业已经开始实施采购信息化。
在实施采购2.0的过程中，企业应重点关注以下四点:
集中采购要把握好集权的“度”。集中采购和分散采购要因地制宜，有机结合，避免“一刀切”。既要发挥集中采购的优势，又不能因为实施集中采购而影响业务。在采购中，重点是控制招标流于形式，避免围标和串标的发生。解决好供应商进不去，差供应商出不去的问题。实行“采集”和“采购”的专业分工，把提升采集专业性和协调采集采购工作作为管理重点。在实施采购流程信息化时，快速推进、规范操作、充分发挥其作用和价值是管理的重点。
二、电子采购的价值
和企业进行的其他信息化建设一样，采购的信息化建设可以固化流程和制度，避免执行的失真。还能提高工作效率，让整个过程有迹可循，实现阳光化、规范化。
此外，采购信息化还有一些独特的价值。从表3-5中，我们可以看出传统模式和信息化模式的区别。
1.有助于缩短采购周期，提高采购效率。
通过电子采购交易平台，采购人可以根据自己的要求自由设定交易时间和交易方式。从项目正式开始到结束，一般只需1~2周，比传统的招标采购节省了30%~60%的采购时间，大大缩短了采购周期。
2.节省行政采购成本。
根据美国国家采购管理协会的数据，以传统方式生成订单的平均成本为150美元，而使用基于网络的电子采购解决方案可以将这一成本降至30美元。
而且企业通过电子采购采购的商品平均价格下降了10%，最高达40%。
3.优化采购流程
电子化不是简单地用计算机和网络技术取代原有的方式方法，而是要按照更加科学的方法优化采购流程。在这个过程中，不适应社会生产发展的落后因素被抛弃。
4.降低库存，提高资金利用率。
全球知名家电行业实施电子采购后，在双方信息共享的基础上，供应商可以直观了解企业的需求，企业也可以根据供应商的库存和生产计划调整自己的库存和生产计划，大大降低了采购成本，库存资金周转时间从30天减少到12天，仓储面积减少一半，节约库存周转资金7亿元。
5.有助于实现信息共享和交易透明。
在电子采购平台上，不同企业和相关供应商不仅可以即时了解采购和招标的详细信息，还可以查询过去的交易记录，包括交货、履约等方面。
同时可以帮助买方全面了解供应商，更准确地把握市场需求和企业本身在交易活动中的成败，从中积累经验。在改善客户服务和客户满意度的同时，改善供求关系。
三、电子采购平台的建设模式
1.一个入口
公开展示网站企业的采购类别、需求、政策、供应商选择标准等信息，形成面向潜在供应市场的采购门户网站。
门户网站的建立，相当于为供应商建立了一个24小时接待室，大大降低了供应商参与企业采购业务的门槛。在实践中，一位企业领导将这种方式总结为“任何人都不应该以任何理由将任何想与公司做生意的供应商拒之门外”。
企业门户网站上线后，线上线下推广，很大程度上丰富了企业的供应商基础。
2.两个平台
电子采购系统由外部供应商运营平台和内部采购平台两部分组成。
供应商运营平台为外部供应商提供自助服务:可以更新企业信息和资质文件、发布企业产品信息、查看采购公告、在线投标等。
企业内部采购操作平台是为内部采购业务人员设置的。系统按照不同的用户权限进行划分，企业采购业务人员在系统中完成全流程操作。利益相关者可以根据自己的需求和权限随时查询采购过程，并对关键环节进行审批。
“一个门户，两个平台”是根据自身功能划分的，其中信息和数据根据权限通过数据库共享。
通过合理划分内外网服务，在提升企业采购工作的同时，保证数据交换的便利性和信息安全。例如，企业在电子平台上参与投标，可以在一定程度上避免投标行为，有效防止投标企业之间的串通，防止在规定的投标时间内，内部工作人员与供应商之间一些不合规的信息交换。
3.三个系统
三个系统分别是指采购流程系统、供应商资源管理系统和评标专家库管理系统。采购流程系统规范了采购部门编制需求、供应商招标、开标、内部评标、综合定标五个步骤，将采购行为的内控要素落实到软件中。
供应商资源管理系统重点关注供应商信息收集、供应商准入、供应商分类、供应商分级等。帮助企业在公平、公正、科学的评价体系下，不断引进优秀供应商，淘汰劣质供应商，建立动态更新的供应商数据库。
评标专家库管理系统通过在企业内部建立专业人才库，规范专家评标规则和评分流程，避免个人感觉或倾向来评分，可以让负责评标技术部分的人在行使权力时真正对企业负责，如上图所示。
三个系统形成了一个立体的三角结构:供应商资源管理系统保证了更多优秀的供应商能够参与竞争，评标专家库管理系统保证了优秀的专家能够充分发挥自己的专业特长，帮助企业获得利益。这两个系统一起构成了由这三个系统构成的三角形的底边。
企业规范透明的采购流程，保证了采购流程符合公司的制度要求，相当于一个“三角形”的顶点。三点相互联系，相互支撑，为企业的采购提供了强有力的支持。
4.四大采购资源库
电子采购也是如此。下面我们来逐一分析采购资源的四个基本要素。
1)采购类别库按照专业和采购方式对物资进行分类，其中生产性物资在明细分类下进行编码，非生产性物资和其他不方便编码可以进一步通过规格、用途、图片等方式进行描述。
采购品类库相当于建立了一个所有物料的索引，方便企业查询供应商，描述分工，根据索引进行统计分析。
2)价格信息数据库以物料分类为基础，可以收集市场价格，建立预算、招标、合同签订、结算的价格管理机制，为企业进行价格评估提供支持。
3)模板文件库为采购人员建立了一系列模板。在采购过程中，软件可以提取过程数据，并通过应用模板文件自动生成一系列特定文件。模板文件可以固化企业采购的通用条款和管理要求，既提高了工作效率，又减少了人为疏忽造成的错误。
4)采购档案是企业存档文件的电子档案，采购人员在系统中的每一步工作和决策都可以自动生成电子档案。离线的cardboard文件也可以扫描上传到系统，可以减少文件查询的工作量，提供数据的利用率。
阳光电子采购管理建立了权责明确的采购管理制度和流程，取得了良好的降本效果！
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