为了节约成本，很多企业会选择将项目外包。的确，与企业投入人力物力建设自己的IT服务部门相比，将IT开发和维护承包给专业的IT服务提供商的成本要低得多。外包虽然省时省力，但却是最不省心的，尤其是作为甲方的产品经理，一不留神就会后患无穷。
外包项目一年，踩了无数坑，我总结了一套工作方法和大家分享:
1.需求调研怎么做？
在做前期需求调研的时候，作为产品经理，应该尽可能的充分考虑需求，尤其是ToB的产品，针对的是各方面的用户。需求也不一样，甚至会有矛盾。
产品经理往往没有时间和业务同事接触每一个客户，所以得到的需求更多是由业务来接力，这就有一个很大的问题——需求不完整。
每个业务人员只接触过负责对接的用户，其他一无所知。如果只是听大家的叙述，会发现不同用户的需求会有很大的矛盾。这个时候，产品经理就需要充当组织者的角色。最好是开会讨论，尽量把所有相关业务人员召集起来，开一个需求研讨会。每个人都提出自己的业务需求。如果有什么矛盾，可以一起讨论解决，找到最好的解决方案。
此外，会议必须有记录。会议结束后，会议纪要将通过电子邮件发送给大家确认。
当然确认的方式不一定是邮件，但是一定要大家确认，这样才能保证事后有据可查。否则，无数的需求就会堆积起来，很容易被遗忘和遗漏。在外包项目中，应在合同中落实产品要求。一旦需求没有被仔细地省略，将很难与外包开发和变更相协调。
如果不能一直开需求研讨会，也一定要保证每一个需求都有记录。我个人的建议是为业务人员设计一个需求申请单，也叫需求工单。这份申请表是为了帮助商务人士了解需求调研的范围，知道自己应该知道什么。二是让业务人员定位需求的品类，方便产品经理自己做需求分析。
当你接触用户的时候，你也会发现，每接触一个用户，就会产生新的需求，从而导致需求的稳步增长。这就需要产品经理控制好业务需求，管理好业务需求。首先要明确，需求是无穷无尽的，不可能一次性开发出最完美的产品。因此，绝对不允许不断增加和改变需求，拖延工期。
尤其是外包项目，产品要求要落实到合同中，产品要求必须有明确的封板时间。这个时间点也要跟业务人员说清楚。过了这个时间点，大的需求变更就不接受了，可以放到迭代版本中。
2.产品需求应该怎么提？
很多甲方认为外包项目的开发要求应该尽量宽泛，为未来的需求变化留有余地。其实外包开发的需求要足够清晰，这样开发才能准确的预估开发周期，而不是避免开发结果和需求产生很大的偏差。因为时间和空间的限制，我们外包的开发未能在公司领域内开发，导致开发和产品经理无法及时沟通。在开发中遇到问题时，不得不依靠自己的理解，与最初的要求有很多偏差。当产品做出来，需要开发和修改时，双方会因为时间限制而开始争吵，这在项目外包中很常见。
所以甲方产品经理提出的需求要尽量明确。然而实际上，产品需求并没有固定的格式。我的意思很清楚，你的开发可以理解它。最好提前和项目负责人沟通好，需要向他们提供哪些文档，这些文档是否有格式要求，如果在开发过程中需要调整需求，应该调整哪些文档。
事实上，对于开发人员来说，尽可能地理解业务场景是很重要的。尤其是外包开发，因为你不是我们公司的员工，不了解我们公司的整体规划和业务流程，所以很难理解你说的产品需求。所以最好能谈谈公司对外包发展的整体规划。暂时把外包开发当成我公司的员工，这样努力的方向就一致了。也可以给外包开发看一些竞品的参考，帮助你理解产品设计。
3.如何在开发过程中建立有效的沟通机制？
外包项目的时候，最大的问题就是沟通。因为沟通渠道有限，视角不同，立场不同导致沟通失误，所以必须建立有效的沟通机制。我总结如下:
双方事先约定好了沟通方式。
双方可以提前约定好沟通方式。比如有需求不明确的问题时，要通过微信或QQ沟通；有重要问题需要决策时，最好和领导在一个小组里沟通；在线沟通不清楚的时候，我们可以电话沟通；不过沟通之后，还是在微信或者QQ上简单记录一下讨论结果比较好。
当双方交付一些正式文件如需求文件和协议时，必须通过邮件发送。
有问题及时沟通。
有问题要提前告知，多和乙方沟通。要求乙方每周提供开发进度，以便跟踪进度。
验收也应该在开发过程中进行。
在乙方发展的过程中，最好建立几个里程碑，比如发展到50%或80%时的一个小规模的工作验收。可以去乙方公司，让乙方演示开发成果。甲方如有需要调整的问题，会及时提出。调整越早，工期延误越少。每次验收都要做会议纪要，记录会议中需要调整的问题和需要澄清的问题，并有双方的确认邮件。
4.项目验收该怎么做？
当然，产品经理在做项目前期验收的时候并不需要做反复验证bug的专职测试，但是要保证流程的顺畅，还要制定尽可能详细的验收测试计划。
首先要尽可能的和领导争取验收时间，尽可能的细致测试。我争取的验收测试时间是一周。为了在短时间内尽可能全面的进行测试，我制定了一个测试计划，详细规定了每天要测试的功能，为了配合功能测试需要准备的测试数据等。，从而避免遗漏功能，准确跟踪自己的测试进度。而验收工作的难点在于难以量化。什么情况下就算验收通过也不好说，所以要制定每个功能的验收标准，尽量量化你的验收工作。
产品验收是为了保证整个流程运行顺畅，各模块功能齐全。由于采集系统流程复杂，功能繁多，在测试过程中，我在测试的同时及时提到了bug系统中的bug，督促厂商开发修复。在这个过程中，双方无法避免意见冲突，会通过反复沟通来确定。bug修复后，会进行验证。
对于产品经理来说，项目外包比内部开发更难，所以需求要足够清晰准确，建立有效的沟通机制。
最重要的是，不要天真的以为自己是甲方的爸爸，以为自己还是你，产品狗。
作者:大金，系统产品经理，3年互联网产品设计经验。
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