序
随着电子会计档案管理的实施，电子会计档案系统可以根据摘要、科目、金额、凭证号等信息对归档凭证进行模糊搜索。在会计凭证中，读者可以在已知信息很少的情况下，找到尽可能多的所需信息，从而方便灵活地查阅档案，提高利用效率和工作效率。
提高效率
第一，提高利用效率，降低搜索难度。本单位已入库的纸质会计档案无法与电子凭证建立索引关系，查阅起来比较繁琐和困难。查阅时需要当场填写档案查阅申请表，经部门负责人审核，领导批准，档案管理人员逐一翻找，费时费力；异地调阅会计档案需要现场人工审批流程，繁琐低效，甚至给企业造成经济损失。
二是提高工作效率，实现资源共享。这个单位的会计档案大多是成箱归档，集中存放在一个仓库里。会计人员在查阅会计档案时，要在档案库房中寻找，费时费力，工作效率低。信息传递依赖于运输和邮寄，企业之间很难建立信息共享机制。随着会计档案管理电子化的实施，会计人员可以根据权限直接上网查阅会计档案，省时省力，全面提高工作效率。电子会计档案管理系统支持跨区域查阅档案，多人同时在线查阅。企业各业务部门可以根据各自权限，使用电子会计档案系统及时抓取数据，并与财务共享中心结合，形成综合解决方案，打破系统间壁垒，增强互补性，进而推动企业整体“产融结合”战略。
安全可控
实施电子会计档案管理，一方面利用加密技术和数字签名降低电子会计档案在收集、归档、保管和利用过程中被篡改、损毁和丢失的可能性，另一方面以法律的形式确定电子会计档案的效力，规范电子会计档案形成的流程和机制，从技术和制度两方面保障电子会计档案的原始性、真实性和安全性。
首先，电子会计档案在归档、存储和利用方面是安全可控的。本单位会计档案只归档纸质会计档案，存在纸质会计档案在保管和利用中容易损坏、丢失和被篡改的风险；异地调阅会计档案无法及时跟踪闭环，无法保证会计档案的安全；手工记录的档案管理台账的准确性和完整性不尽如人意，会计档案的完整性无法保证。实行电子会计档案管理。该系统采用了严格的身份认证、数字签名加密、四性检测、数据监控等技术。，严格控制部门和岗位的权限，合理分配会计档案管理的操作权限；采用严格的数据备份和离线归档功能，系统日志支持在线操作留痕迹，可有效防范数据损坏、丢失和篡改风险；电子会计档案系统具有多维度的档案管理功能，全方位动态显示各类会计档案的数量和库存状况，保证会计档案的完整性。
第二，电子化会计档案管理是由国家系统保障的。新《会计档案管理办法》要求，“单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性和安全性进行检测，符合要求的方可接收。”保证会计档案的形成过程和机制具有法律效力。
二，建筑行业推广电子会计档案管理存在的问题
管理制度不完善
在财务共享模式下，企业制定的会计制度一般只强调会计业务，忽略了电子会计档案的管理，导致电子会计档案管理无章可循。一是电子会计档案的规范管理没有纳入会计人员的岗位职责，没有专人管理电子会计档案；二是没有完善的电子会计档案归档、保管、利用和销毁管理制度；三是对电子会计档案的归档范围、保管期限、整理标准、移交时间等没有具体的、可操作的规定。
领导重视不够。
企业领导普遍认为会计档案只用于上级检查或审计，推行电子会计档案管理意义不大。一是财务部门没有配备电子会计档案管理的岗位，以为会计档案管理只是档案部门的事；二是不重视电子化会计档案管理的软硬件设施投入，使共享模式下会计档案管理无法与会计同步发展。第三，没有意识到财务共享模式下的电子会计档案管理能够反映企业有用的会计信息，为领导进行经济决策提供重要依据。
会计人员的专业素质不高。
企业会计人员的计算机专业技能不够高，不能满足会计档案数字化发展的需要。一是企业会计人员普遍重视业务核算，轻视会计档案管理，对会计档案电子化管理的重要性认识不足，意识薄弱。二是会计人员缺乏会计档案知识，编制的会计档案达不到规范标准，更谈不上电子会计档案管理。三是部分会计人员责任心不强，缺乏电脑日常维护的技能。一旦计算机和服务器出现故障，电子会计档案的数据就会丢失，给单位带来不可挽回的经济损失。
软硬件建设滞后，安全隐患大。
企业电子会计档案的软硬件建设投入不足，阻碍了电子会计档案管理的进步。第一，电子会计档案只能借助计算机及其特定的软件系统显示阅读所需的数据和信息。企业对电子会计档案所依赖的软硬件设施缺乏投入，使得电子会计档案失去了使用价值。二是企业缺乏必要的电脑维护和网络安全人才。一旦他们遇到电子会计文件系统故障的问题，系统就会崩溃，带来不可挽回的经济损失。第三，随着计算机网络技术的不断更新和进步，网络病毒的攻击力越来越强，病毒会造成电子会计档案的丢失或破坏，对企业会计信息安全造成重大影响。
三，推进会计档案电子化管理的对策
完善管理制度
加强电子会计档案管理，完善电子会计档案管理制度。一是制定电子会计档案岗位和人员职责，将电子会计档案管理和操作技能培训纳入会计人员岗前培训。指定专人管理电子会计档案，明确管理职责。二是根据新的会计档案管理办法的要求，制定了电子会计档案归档、保管、利用和销毁细则，列出了电子会计档案收集、整理、归档的详细操作要求和电子会计档案保管、利用、鉴定、销毁的具体操作规则。三是制定《电子会计档案归档范围和保管期限规范》，制定电子会计档案归档范围和保管期限明细表，对规范记录整理、移交时间等问题作出具体制度规定。
加强领导的重要性。
企业领导应认识到会计档案电子化管理的重要性，并予以高度重视。一是企业财务部门设置会计档案岗位，明确专人管理电子会计档案，并将电子档案管理纳入绩效考核范围。二是电子会计档案可以通过信息网络传递、交换和共享会计档案信息，这需要相关软硬件设施的投入，应配备电子会计档案管理所需的软硬件设施，为推进电子会计档案管理提供有利条件。第三，认识到电子会计档案是企业经营活动中分析、预测和决策的依据，定期组织电子会计档案管理人员、会计人员和其他与电子会计档案有业务往来的人员进行学习，确保电子会计档案管理的各项制度得到落实，为电子会计档案的规范化管理提供制度保障。
提高会计人员的职业素质。
电子档案的管理政策性强、专业性强、要求高。一是要求会计人员提高专业素质，促进其向管理会计转型，将更多的精力放在数据分析、归纳和总结上，为企业发展决策提供数字化依据。二是要求会计人员认真学习电子会计档案管理的相关制度和操作规范。企业应当将电子会计档案管理和操作技能培训纳入会计人员岗前培训，使其掌握电子会计档案管理的基本知识和操作技能，胜任电子会计档案管理工作。第三，加强会计人员职业道德的培养，使其增强责任感，严守职业道德，遵守各项规章制度，熟悉软件操作、系统维护、网络安全等专业知识，确保电子会计档案管理的规范和安全。
完善软硬件设施，减少安全隐患。
一是建设符合环境要求的电子会计档案室，以保留存储电子会计档案的磁性材料。同时在室内安装监控、报警、防盗设备，安装感温设备，以便在突发事故时及时报警。二是引进计算机维护和网络安全方面的人才，加强电子会计档案的规范化管理，这涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业问题。定期检查归档的电子会计档案，及时进行数据备份和优化，防止因磁介质损坏造成电子会计档案丢失或不完整。第三，为了防止存储电子会计文件的电脑和服务器受到网络病毒的攻击，要定期购买最新的正版杀毒软件进行杀毒，同时建立防火墙，可以对流经的网络信息进行扫描，过滤掉一些攻击。在具体操作中，防火墙可以配置成许多不同的保护级别，以保护电子会计文件的安全。建筑业应顺势而为，大力推进会计档案电子化管理。会计人员应及时掌握信息管理技术，保证会计档案电子化管理的顺利进行，真正实现财务资源共享，提高企业整体工作效率，为企业创造更大效益。
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企业需要加大电子会计档案软硬件设施的投入，加快推进电子会计档案管理，减少安全隐患。
