采购管理系统和采购流程
一.目的:
规范公司采购流程，提高采购效率，从而保证生产的顺利进行，最大限度降低企业成本，给企业带来更大的资金支持。
二。适用范围
适用于我公司范围内的采购管理。
三。内容
总则:为加强采购管理，提高采购效率，特制定本制度。所有采购人员及相关人员应按照此制度工作。
基本流程:采购需求-寻找供应商-询价、比价谈判-采购谈判-合同签订-交货验收-质检-入库-计划对账-财务结算。
采购流程图如下:
采购流程图四。系统规则
请购采购需求
1.定义:采购需求是指一个部门根据生产经营需要确定一个或几个项目，按照规定的格式填写，并按照既定的流程申请这些项目的过程。
2.采购需求流程如下图所示:
采购需求图3.请购单的要素
一份完整的请购单应包括以下要素:
l申购部门；
l请购买产品所属的项目；
l请购单的目的；
l所请求项目的名称；
l要购买的项目数量；
l采购项目的规格；
l请购买产品的样品、图纸或技术资料；
l请询问所购物品的需求时间；
l如有特殊需求，请注明采购申请单；
l填写请购单的人员；
l请购单的部门主管；
l请购单审批人；
l财务审计师；
l公司总经理。
4.请购单及其制图规则
l请购单应根据要素完整、清晰地填写，并由公司领导审核。
批准后上报采购部。
l提交请购单时，请购部门应要求采购部门签字验收。请
购买部门备份。
l若涉及采购项目的种类和数量过多，可附清单。
表格提交，清单的电子文档应一并提交。
l公司生产、生活急需物资，公司领导不在时，
可以通过电话、邮件等形式请示，征得同意后提交采购部，签字确认手续后补齐。
l如果是单一来源采购或指定制造商和品牌的产品，
申请部门必须做出书面说明。
l请购单使用公司规定的统一表格，请购部门有变更和
如需补充，应由公司领导以书面形式签字，并报采购部。
5、公司材料申请采购部门。
l公司生产经营所需的原材料、生产设备、配件等。
产品由生产部门申请。
l备件、维护工具等。公司设备维修和维护所需。
产品由生产部门提交。
l公司的物品、固定资产或其他生活、办公用品。
该项目由行政部门提交。
l公司各部门的特殊材料由各部门提交。
6.请购单收据
l采购部在收到请购单时，应检查表格是否按规定填写。
完整清晰，并检查请购单是否已经公司领导批准。
l在接到请购单时，要遵循无计划不采购，名称规格无止境等原则。
明确不采购全部材料、不完整的图纸和技术资料、积压和积压材料的原则。
l联系仓库管理人员检查采购的物料是否有库存，并核对采购。
采购台帐显示在途采购的物料是否符合采购申请。
l对不符合规定并被取消的采购物资，应及时通知申请开矿。
采购部。
7.采购申请的分工处理
l .对于审核后的请购单，采购部按照分工和岗位职责进行。
进行分工。
l应优先考虑紧急采购项目。
l .如不能按申请部门的需求日期完成采购，应通知申请。
部门。
l采购重要项目前，应征求公司相关领导的意见。
8、采购周期的规定
l根据采购项目的数量、特性和地区，规定相应的采购周。
句号。
请购部门应在公司规定的时间之前批准请购单。
流程，以便采购部门能够按时完成采购。
l如果采购部不能按时完成采购任务，应向公司领导说明。
原因。
l紧急采购时，向公司领导汇报，采取快速优先采购的策略。
稍微。
调查及其条款
l请仔细审核请购单的名称、规格、数量和名称，以便询价。
了解其技术要求，遇到问题及时与申购部门沟通。
l属于同一类型或相似属性的产品应进行整理、分类和集中。
购买。
l应优先考虑紧急采购项目。
l所有采购项目必须直接向制造商或供应商询价。
原则上尽量不要通过其代理人或各种中介机构进行询价。
l如果申购部门要求的材料或设备质量相同，费用
较低的替代品可以推荐购买替代品。一旦拟定的备选方案被选中，绩效考核将给予加分。
对于请购部门要求的物品，采购人员在采购过程中应发现有新产品替代已采购的物品，如未与请购部门沟通，采购也应负责。向采购和使用部门提出修改建议，一旦选定，在绩效考核中加分，使用部门相应减分。
l遇到重要材料、项目或预计单次采购金额较大。
询价前，你要将拟邀请报价或投标单位的基本情况上报公司有关领导，报公司领导审批后，再进行询价或发标。
l询价时应咨询不同品牌的相同规格和技术要求。
价格。
l除固定资产外，根据单次采购金额的差异选择供应。
参与询价、比价或投标的供应商数量也应不同。如果金额较大，公司相关领导会参与监管。
l采用比价采购或招标采购方式邀请的单位应具备一定的资质。
和实力，具备提供或完成公司所需材料和项目的能力。
l比价采购或招标采购应符合公司规定的表格格式或计划。
填写招标文件格式以供查询。
l询价过程中如遇特殊情况，请向公司领导提交书面报告请示。
价格比较和讨价还价
l供应商的供应能力、交货时间和产品或服务质量。
确认。
l对合格供应商的价格水平进行市场分析，是其他吗？
厂商价格最低，报价的综合条件更突出。
l收到供应商第一次报价或开标后，你要向公司领导汇报。
汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。
l重要项目应通过一定的方法获得目标单位的实力、资本
进行质量验证和评审，如实地考察，了解供应商各方面的实力。
l参考目标或理想中标价格和拟合作单位或拟中标单位。
就价格和条件进行进一步的谈判。
价格比较和议价结果汇总
l汇总比价和谈判前，应向公司相关领导汇报，并征得同意后。
可以总结。
l价格比较、议价结果汇总应按照规定的格式列出完整的报价单、
列出建设工期、支付方式等价格条件、拟选择的单位及选择理由，并按一定顺序逐一审核。
l如果比价和议价结果没有通过公司领导审核，应进行修改或
再加工。
合同及其条款的签署
包含在合同主体中的要素
l合同名称、编号、签订时间和地点。
l采购项目的名称、规格、数量、单价、总价和合同总价
嗯，清单、技术文件和确认文件都是合同的组成部分。
l包装要求，备件的包装和运输要求。
l合同总金额含税，含大云公司总价，特殊情况需注明。
l支付方式。
交货日期。
l保修期。
质量要求和规格。
l违约责任和争议解决。
l双方公司信息。
l其他协议。
合同签署及其条款
如果涉及技术问题和公司机密，注意保密。
l在起草合同条款时，必须将各种风险降低到最低限度。
l如果订购的货物数量大，价值大或难以计算，
务必要求制造商派代表到现场协助清点。
l质保期必须明确何时开始，并尽可能要求厂家。
延长产品保修期。
l规定发票的交付时间和要求。
l根据不同的合同约定不同的支付方式，比如设备组合。
一般应按照预付款、验收款、调试服务费和质量保证金的顺序规定支付的金额、时间和条款。
l与第一个合作单位合作时，应少付或不付预付款。
钱。
l违约责任必须详细具体。
l完成相关表格的价格比较汇总后，才能签署合同。
去吧。
l签订合同前，应按照规定的格式对合同初稿进行检查并签字。
检查。
l合同审批后，应由公司领导签字并加盖公司印章。
同一章可以生效。
所有签订的合同应及时提交给财务部。
付款和合同执行
支付流程
支付规则
l所有签订的合同都要按照公司的财务报销流程和信息进行支付。
金支出审批程序的有关规定执行。
l按进度付款的采购项目必须在付款前进行质量检验合格。
钱。
l根据公司规定和合同协议符合支付条款的合同正在支付。
请按财务部要求填写相关资金支出及支付审批表，巡视后交财务部支付。
l财务部应在收到付款审批表后3天内付款，以免
如影响合同执行和供货周期，特殊情况下延期付款，应及时通知采购部并报告公司领导。
合同执行
l签订的合同应由采购部项目负责人跟进，负责人应
负责人应当监督。如有问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知采购部和公司领导。
l在已签合同的执行过程中，我们应了解合作单位对
义务和责任的履行，跟踪和监督质量和数量，按时履行合同。
l在合同履行过程中，应严格按照上述约定执行合同。万一失败了
未尽事宜应及时协商并签订补充合同。
接收和返回
验收过程
验收流程检查
l采购部应及时将完成的合同通知供应商。
质检部门进行验收。
l不同类型货物的验收标准，请参考公司的质量检查部门。
条例实施。
l .质量检验部接到采购部的检验通知后，应及时进行质量检验。
并出具质量检验结果证明，因生产部原因造成质量检验不及时或不能入库的情况，由质量检验部负主要责任。
l公司生活办公用材料不在公司质检部门质检范围内。
在里面。
被储存起来
l公司所有生产材料和设备在入库前必须经过质量检验部门的检验。
检查或验收。
l采购货物到达公司后，采购部应及时通知采购部。
门，由采购部及时安排卸货和搬运。
l .如质检部未能及时收货，仓库在收到送货单后，应发送
它作为临时材料被接受并妥善保管。
l经质检部门验收合格的产品仓库应及时入库，并
签发仓单。
l根据公司规定，通过质量检验的固定资产和服务不得入库。
退货和换货
l .质量检验部门接受的不合格品由采购主管和供应商采购。
协调和处理退货和换货事宜。名称、规格、原因等。对不合格品进行分类和标识，并建立不合格采购品清单，作为供方管理评价的依据。
l如因退货或换货而导致交货期延长，请及时通知采购部。
门。如有急用，根据具体情况做好其他准备。
