序
国有企业要想实现更好更快的发展，内部管理是第一步，办公用品的采购和库存管理是重要的基础环节。针对办公用品管理过程中存在的问题，国有企业管理层必须高度重视，树立精细化管理的理念，采取积极有效的措施，从源头抓起，增强全员节约意识，将各项制度措施落实到位，为企业提高整体资产管理水平打下坚实基础。
管理层重视不够。
大部分企业的管理层都会把关注点放在企业的经营业绩和增加企业的经营收入上，因为这些都与他们的绩效考核、晋升、加薪息息相关，很容易忽略对提高管理效率、降低企业运营成本的关注。同时，根据资本结构理论中的代理理论，一些企业的管理者为了扩大自己对企业资源的管理和控制，任意控制企业的自由现金流，同时高价采购商品，不考虑企业的整体利益。可见，管理者对办公用品采购管理的忽视也是一些国企采购的办公用品价格高于市场价的原因之一。
信息系统应用薄弱
中国的国有企业多为集团型企业。通常集团总部信息化水平高，集团下会有很多二级、三级子公司。但这些子公司的信息化水平相对较弱，无纸化办公系统应用不足。公文的流转还是以纸张为主，打印纸和硒鼓的消耗很大，尤其是彩色打印的成本更高。这无形中增加了很多隐性成本，办公效率低下。相比现在的“一站式服务”和国企工作效率的提高。
分散采购模式的限制
我国部分国有企业仍采用传统的多级分散采购方式，这种方式存在以下弊端:首先，由于各公司单次采购数量有限，难以获得大量的采购价格优惠；其次，由于采购权力分散，采购过程难以控制，容易出现舞弊现象；再次，各公司各行其是，容易忽略集团企业整体利益，更多考虑自身利益。为保证货源充足，会增加办公用品库存，占用流动资金；最后，为了用完今年提交审批的计划，每个公司都购买了超出需求的办公用品，浪费了社会资源。
办公用品采购管理薄弱。
1.单一供应商选择和不科学的定价机制
一些国有企业未经供应商选择程序就决定由单一供应商采购办公用品，没有定期更换供应商，导致国有企业在采购谈判中处于不利地位，在产品价格、质量和服务谈判中失去主动权。此外，办公用品的价格包含了相关商家的服务费，导致办公用品的价格高于办公用品的实际价值，更难以区分办公用品和相关服务的实际价值，容易导致购买到劣质高价的商品。
2.采购流程不规范。
部分国有企业采购流程不规范，主要表现在以下两个方面:一是有关部门未编制采购预算或采购预算流于形式，盲目编制采购需求，导致采购量超出预算，实际采购量超出实际需求，使办公用品得不到充分利用，造成资源闲置浪费；二是供应商选择方式不当，存在“关系户”“回扣方式”等违法违规情况。
办公用品库存管理薄弱
1.库存管理方法很简单。
一些国有企业仍然采用旧的库存管理方法，如手工记账，工作量大，难以查询和统计，容易出现人为错误，更难以对办公用品进行统计分析。或者虽然采用了信息管理系统，但流于形式。比如采购人员和仓库管理人员岗位不分离，标准化产品不能满足个性化需求，系统相关预警不处理，淘汰产品不定期盘点，办公用品库存监管不到位。
2.进出管理不严格。
在实际工作中，仓库管理人员经常因工作繁忙、流程复杂、事务紧急等原因，未能及时办理或遗漏办公用品的入库手续，库存结束时账实不符，不及时处理不合格品，导致库存账目混乱，账目不清，手续不全，导致库存管理执行不力，库存管理流于形式。
企业相关人员综合素质不高。
1.相关人员专业能力不足。
一方面，随着90后、00后步入社会，国企被注入了大量新鲜血液和新活力，但同时新入职的年轻人在采购价格、供应商信息、价格谈判等方面经验不足，会影响采购办公用品的价格和质量；另一方面，很多工作人员专业与岗位不匹配，加上缺乏系统学习，专业知识严重不足，后期相关工作人员主动学习意识不强，单位不定期开展相关专业培训，导致相关工作人员专业技能低下。
2.相关人员的节约意识相对薄弱。
一方面，目前国企新生代员工对国企的管理体制和管理理念了解不透彻，节约意识不强。此外，他们不重视办公用品的日常消耗，随意使用，导致现有办公用品浪费严重。另一方面，国有企业的管理者对其重视不够，没有形成节约意识的管理理念，没有制定相关的考核和奖励措施。因此，日常工作中缺乏对员工的制度约束，容易导致办公用品浪费严重。
3.相关部门的管理人员未能履行职责。
由于很多国企采用定额标准采购的方式，很多办公用品采购随意，相关人员对采购过程不够重视。在采购过程中，没有必要的选择程序来确定供应商；对于价格的确定，货比三家，不区分商品价格和包含服务费的价格，使商品的实际价值无法确认，导致进货价格远远超过商品的实际价值；对于供应商提供的服务，没有仔细统计员工的满意度，忽略了员工的实际使用感受。相关管理人员在岗，不尽责，导致国有资源流失，不仅是对自己的不负责任，也是对企业的不负责任。
监管环节缺失
由于办公用品是定期采购，报销金额并不大，与企业其他环节的采购金额相比可能微不足道，使得企业相关部门对办公用品的监督检查不够重视，主要表现在以下两个方面:一是财务部门人员在审核支付报销时，只核对数量，不比较办公用品的单价，如与网上商城的比价。虽然差价不大，但这部分运营成本历年来还是非常巨大的；二是企业内部各部门收到办公用品后，未建立部门办公用品领用台账，导致部门办公用品管理混乱，办公用品长期积压或快速流失，各部门内部对办公用品监管和重视不够，导致办公用品运营成本增加。
二，加强办公用品精细化管理的措施和建议
提高管理者的重要性。
国企的管理者对企业的发展负责，他们是企业的领导者。只有提高管理者对办公用品管理的重视程度，才能不断提高办公用品管理的效率。因此，企业相关人员要做好财务分析，通过真实的数据和可信的数据，让管理者认识到加强办公用品精细化管理的重要性。同时将办公用品的使用效率纳入管理者的绩效考核，提高管理者对办公用品的重视程度。
实现集中采购管理。
国企可以采用办公用品集中采购，避免分散采购的弊端。企业可以集合内部所有办公用品需求资源形成合力，吸引更多的供应商参与投标，通过谈判和比价获得更优惠的价格，降低办公用品的采购成本，同时确定一批有价值的供应商资源。但这种方法要根据国企的实际情况来确定，不能一概而论。应以提高管理水平、尊重市场规律、国有企业效益最大化为原则。
建立和完善管理体系
1.清晰的采购预算管理体系。
在办公用品管理制度上，要明确采购预算管理制度，组织全面预算管理，调动各部门积极性，落实预算编制和执行。采购部门应按年度编制采购预算，采取事前审批、事中监控、事后评估的方式，分析各部门的使用情况，提高资产使用效率。同时要把预算制度和考核制度结合起来，根据财务和非财务指标评价员工的工作效率，采取奖惩措施，调动员工的积极性，提高预算的准确性。
2.严格选择供应商
采购前，采购部应广泛收集员工的意见或通过市场调查选择几家候选供应商，并通过招标的方式对供应商产品的质量、价格、能力等方面进行评估。最后可以选择2-3家指定供应商，定期轮流向指定供应商采购办公用品，保证供应商的选择和确定更加公平合理。
3.合理制定定价约束机制。
目前国有企业招标定价方式主要有竞争性谈判比价定价、集中比价定价、单一来源比价定价、零星比价定价等。在此基础上，可以形成线下+线上的采购交易模式，实现线下实物比价和线上比价，减少办公用品支出，提高办公用品采购效率，让国企牢牢掌握办公用品定价权。
4.清晰的库存管理系统。
明确办公用品的入库、出入库和盘点制度，保证盘点数量的准确性，确保账实相符。在仓储系统方面，仓库管理人员根据发票和送货单核对货物的数量、品种、规格，登记入库，打印并签收收据；关于发货制度，各部门凭相关部门领导签字的收货单集中领取货物后，管理本部门相应的台账，同时仓库管理员登记相应的集中发货，打印并签署发货单；关于盘点制度，仓库管理部门要定期盘点，及时发现账实不符的情况。此外，还可以利用现代技术建立扫码系统，提高盘点的速度和准确性。
结合信息技术完善相关管理制度。
随着信息技术应用范围的不断扩大，国有企业可以采用OA办公信息系统，从而减少办公用品的使用和消耗，简化繁琐的审批流程，加快审批速度；还可以利用信息技术构建国企办公用品信息管理系统，使企业的采购和库存管理更加规范和可追溯。同时，可以利用现有的大数据分析技术，通过信息系统收集采购金额、使用金额、剩余金额、使用部门等办公用品的数据，统计分析其使用频率，提高资源的合理配置和使用。
提高员工的节约意识和责任感。
办公用品的使用效率在于员工如何使用办公用品，如何提高办公用品的使用效率在于如何提高全体员工对办公用品节约的重视程度。因此，企业管理者需要在企业的日常管理中做出表率，强调节约意识的重要性，强化员工的主人翁意识，建立健全与办公用品相关的考核机制，提高全体员工的节约意识，做到物尽其用，合理使用，及时使用，减少办公用品的积压和过期。
加强办公用品的监管。
针对国有企业办公用品监管的缺失，笔者认为应从以下几个方面完善办公用品监管的控制:一是采购部门严把入口关，保证办公用品的采购质量，控制办公用品的价格；二是仓库管理部门可以结合信息系统对整个企业和各部门的办公用品使用情况进行分析，比如将整个企业的办公用品与规模相近的国有企业进行对比，对企业各部门进行对比分析，对各部门的办公用品使用情况进行年度和季度的对比分析。第三，财务部门在审核付款申请单时，要注意办公用品的入库数量是否准确，比较办公用品的价格，看是否合理；四是各部门要加强部门内部办公用品台账登记，实现全程痕迹管理和可追溯，从而提高办公用品的使用效率；第五，强化审计部门的监督责任，采取定期与不定期、内部与外部相结合的方式进行财务审计、纪检检查，发现问题和漏洞，及时改进和处理，考核人。
增强全体员工的信息安全管理意识。
国有企业可以从以下几个方面入手:一是在办公用品信息系统中设置风险预警和入侵防御系统，降低信息从外部泄露的风险；二是设置不同岗位人员的访问权限，定期提示更改密码，降低信息从内部泄露的风险；第三，定期备份清理数据，防范突发事件引发的信息风险；第四，定期对员工进行信息安全培训，提高员工的企业信息安全意识。
标签
随着国有企业办公用品系统信息化程度的不断提高，企业在互联网上的信息暴露风险也在不断增加。因此，在企业办公用品信息化管理过程中，需要提高全体员工的信息安全管理意识，确保国有企业信息资产的安全。
