企业从无到有，从小到大，行政管理贯穿始终。随着企业管理的发展，行政管理的作用和份量日益突出。在创业初期，行政管理层建议注意以下几点。
1.办公场所:选址、施工、装修、规划、工位管理、搬迁等。
2.办公环境:卫生、照明、空调节、温湿度、绿植、开水间、厕所等公共空用房管理、水电暖气维修服务、安全管理；
3.采购管理:报销小额采购——采购、报销、记账；
合同型公共采购——采购申请、询价比价、供应商确定、合同生效、合同签订及付款、验收、尾款、记账；
4.资产管理:入库、收集、维护、清点、报废；
5.IT运维:电脑调试、各种电脑集电器故障维修维护、网络维护、网盘管理、企业邮箱管理、网站及微信官方账号运维；
6.营业执照:营业执照的登记、变更、维护和管理，其他资质证照的办理、维护和管理，印章管理；
7.其他:接待、会议、出差、快递、通知、员工胸卡、徽章、名片等。
8.科技项目:项目策划、立项、项目申报、项目维护、验收；
9.员工活动:下午茶、生日会、团建、传统节日福利、周年庆等。
10.员工关怀:节日福利礼品、优惠商务洽谈、投诉建议；
11.供应商管理:按程序和按对象:
12.行政费用管理:预算编制、预算执行、预算分析和预算控制；
13.制度流程:制度规定、工作流程和执行标准；
14.团队建设:梳理部门职责，协调部门工作分配，指导人员规划。
以上14个方面依次划分。前面的模块主要适用于初创企业。随着企业的发展和完善，后续模块的股权比例会变得更加重要。
让我们逐一解释:
1.办公室空房间:属于实体空房间的建立阶段。公司成立首先要有注册办公的地址，所以要放在最前面。当然，现在各种共享办公室正在兴起。规模很小的时候，可以考虑租合租空房，拎包入住，但这涉及到相应的选址，租赁，装修，工位，以及搬迁等等。当然，公司越大，相应的事项也会越复杂。在一些大企业，也叫空房建，有专门的基建部门，装修涉及的项目和坑也比较多。没有做过装修的所谓行政，不是好行政。
2.办公环境:如果办公室空房间属于上一个实体空房间的建立阶段，本模块针对的是这个空房间的维护阶段，最基本的环境卫生和清洁。根据房间的大小和频率，可以找到小时工，外包保洁，全职保洁。照明主要是整个办公室的照明环境，涉及灯光、窗户、玻璃隔断等；空北方地区相对关注空气因素，雾霾天气较多，一般需要安装新风系统；温湿度主要指空调节相关的东西；绿植是指整个办公环境中绿植的摆放和维护，一般由第三方租赁公司提供，费用不贵；有条件的公司一般都有茶水间，日常需要更换和维护饮用水、咖啡、茶叶等相应的冲泡用品和机器；维修就是对整个办公室空机房的一些基础设备进行维修。如果灯坏了，厕所堵了，要向相应的物业负责人或者公司里的维修人员汇报；安全管理主要涉及用电、消防、财产和人身安全的日常保障，信息安全越来越重要。
3.采购管理:该模块主要指公司的行政采购。从对象上可以分为购买各种有形物品，如计算机等固定资产，以及无形服务采购，如科技项目的代理申请。根据采购方式的不同分为两种:一种是小额采购的报销型，如下午茶、临时办公用品等。，一般是行政人员通过个人账户提前购买，然后凭发票报销。但一般公司为了解决资金周转问题，会提供备用金，另一种是大额的公共采购的合同型，一般都是金额过大，需要采取合同的形式，然后通过财务向公众进行支付，比如办公家具、办公家具等。
4.资产管理:主要是对固定资产的管理和维护。日常耗材的管理比较简单，最简单的就是随用随收。有的公司还采取按月补贴或部门定期领取的形式；固定资产的管理除了初始购买，基本分为五个阶段:入库——资产到达后，贴上验收码，进行入库；收件人-用户办理收件人交付手续；维护-相应设施设备的日常维护和故障排除；盘点-定期盘点固定资产。目前萌芽的云管理方式，据说有望让库存变成历史，固定资产的信息可以实时掌握，但目前还没有触及；报废-也就是说，资产可以在折旧期到期后报废。
5.IT运维:指公司内计算机、网络等IT相关设备系统的维护和管理。由于很多设施设备与资产管理有交叉，这里的IT运维主要是指资产管理以外的内容。当然，如果这两块工作量不大，一个人负责也可以。主要包括几个方面:一、电脑。在互联网公司里，作为最基本的生产力设备，无论如何都要保证它的充足和运行良好，这涉及到购买/租赁、安装、调试、日常故障排除和维护、离职员工的电脑清理等。二是打印机、监控、服务器等IT设备。，包括购买/租赁、调试、维护等。第三，网络，包括网络维护，路由器调试和维护等。就是网盘、企业邮箱、OA系统、微信官方账号等公共网络写作工具的维护管理。
6.营业执照:指工商、税务等政府部门相关资质证照的办理、维护和管理，以及相应的印章管理。证照主要分为两类，最基本也是最重要的一类是营业执照，涉及到公司初始登记、后续的营业变更、年度营业报告、日常营业执照的借阅和领取管理等。对于一个发展中的企业来说，业务变更属于最基础、最重要的业务之一，必须熟练掌握。特别是相应的程序、法规、政策和材料要求；工商之外，一般指其他证照，也可以细分为两种。一类是一些特殊行业性质的国家要求必须办理相应的证书才允许经营，如医疗器械行业的医疗器械注册证、食品行业的食品经营许可证、经营网站的增值电信业务许可证等；另一个主要是指国家支持和鼓励的行业的相应资质，主要是各类科技项目的资质，在后面的科技项目中会有说明。
7.其他业务:主要指日常工作，大部分可以由前台完成。接待-接待日常来访的客人或面试官；会议——主要指会议室的布置；出差-主要为公司领导购买出差机票，预订住宿等。，一般委托中介机构来完成，互联网水平较高的公司比较自助；快递——即员工快递的收取、分拣、发送、通知。随着技术的发展，自助将很快实现。通知——即日常通知的撰写和发布；工作卡、徽章、名片等。——即与员工相关的图形卡的制作。
8.科技项目:国家高新技术企业等各类科技项目资格的申报。如果说其他行政业务是花钱的模块，那么科技项目就是唯一能直接创收的模块。这项业务在科技公司或者有足够知识产权的公司会受到很大的关注，一般会有专门的部门负责。科技项目根据级别不同分为国家级、省级、市级、区级，甚至相应的街道、园区都有相应的补贴政策；根据分管的不同，分为科技部、发改委、经信部、教育部等等的项目。科技项目申报基于三个方面:技术团队、知识产权、财务数据。如果这三个基础好，申报科技项目一般不难。当然，作为管理者，首先要了解一些典型的科技项目，才能进一步评估、判断甚至申报。这就需要对相应的法律法规和实施办法有一定的了解。前期可以借助中介进行评估和申报，在这个过程中慢慢熟悉自己。
9.员工活动:指与企业文化相关的各类员工活动。有些企业是由HR实施，或者由HR和行政共同实施。员工活动的难点在于如何在满足老板需求的同时，引起员工的兴趣。员工更关心的是有趣、有用、不占用私人时间。老板更关心的是用最少的钱激励员工更加努力地工作。如何实现两者的平衡？我相信所有做过员工活动的人，都把计划改到了要死机的地步。活动设计可以结合现在的各种热点，比如两年前三生三世十里桃花发生火灾的时候，以桃林为活动布景，同时借鉴时下流行的综艺节目和真人秀节目，设计一些环节和游戏，这也是一个比较棘手的方法。员工的活动有五种:下午茶——最简单的员工活动，主要搭配一些食物和饮料。小公司饿了可以直接搞定。较大的一般需要固定供应商定制。但是员工人数达到300到400人以后，简单的下午茶就更难做了。一般会结合其他活动安排一个下午茶环节。同时，选择绿色健康的食物也是一种趋势。计生日是另一种只为过生日的人准备的下午茶形式，根据人的大小可以按季度或按月举行。如何让过生日的人感受到真诚的祝福，而不是经历一场生日活动，是活动组织的难点。团建——主要指全公司员工的团建活动，包括全员差旅。除了小团队，大部分公司的日常团建活动都下放给了部门，由部门员工自己组织。全员团建一般涉及到外出，相应的出行、住宿、安全、活动设计会是一个系统化的大工程，需要更多的中介服务来完成；传统节日——即几个典型的传统节日，如端午节、七夕节、年会等。，其中设置一些景物和相应的活动，增加节日气氛；纪念日——主要是指对公司有特殊意义的日子，比如纪念日、电商公司的双十一等。除了之前类似生日会、纪念日的要求，这类活动一般会有领导讲话、总结、回顾环节。
10.员工关怀:主要指为增加员工幸福感和满意度而实施的一些措施，主要涉及员工福利和员工投诉建议。常见的员工福利包括一些节日礼品、内部购买自有产品/服务、合作商家打折购买、自建食堂、公司健身房/游戏室等。员工投诉和建议的重点是要有便捷、畅通的投诉和建议渠道，以及对相应投诉和建议的及时、有效的反馈。
1.供应商管理:供应商管理是指与行政采购相关的供应商的寻找、筛选、评估和关系维护。对于一个管理人员来说，一个种类齐全、质量过硬的供应商银行将是你的重要财富。从另一个意义上来说，行政人员有一定的地域因素，就是你在一个地区工作的时间越长，供应商库越完善，你的行政工作就会越轻松。对于拥有完善供应商基础的管理人员来说，将在效率、成本、沟通、质量等方面提供极大的优势。所以对于每一个立志从事行政的人来说，越早开始建立自己的供应商基础，对自己的职业发展越有利。同时，在建立供应商基础的同时，他可以一起建立各种行政采购的价格体系，这样以后各种采购他都能心中有数。行政采购的供应商主要包括以下几个方面:a .日常办公用品，如各种纸笔用品、文件用品、卫生间用品、茶水间用品等。b、固定资产，如电脑、打印机、车辆等。；c、租赁中介，包括传统的房产中介，以及各种新兴的共享办公空房，如WeWork、氪空间空房等。d、工程装修，涉及设计、施工、监理、空调节、消防、空燃气净化、绿化种植等。e、注册服务许可、基本业务许可和职业资格许可；f .活动和会议，涉及策划和展览公司、各种场馆、食品供应商等。；g .基础通信，如电信运营商:电信、联通、移动等。；再进一步，比如各种OA协同系统服务商、视频会议系统服务商等。h，快递物流，这个比较简单，主流的就那么几个，价格也比较透明。
12.管理费用管理:指对各种管理费用的管理，涉及预算的编制、执行、分析和控制。有些企业也叫行政预算管理。首先你需要划分账户类别，比如办公用品、固定资产、能源费用、通讯费用等。您可以与财务部门一起设置帐户类别，以便费用报告可以与财务部门同步。在此基础上，做好日常账目登记，定期进行分析对比，经过一段时间的数据积累，就可以知道各项行政费用的平均值，从而编制年度预算。行政预算的编制侧重于几个方面。一是历史数据，即往年同期对应的支出；二是考虑业务发展，需要全公司确定新一年的业务发展目标，从而反向进行相应的资源配置，比如销售业绩翻番所需的人员需求、办公场地需求等。预算编制完成后，大部分企业可能会不管，但并没有起到实际作用。年复一年每次都只是例行的准备。比较实际的做法是，预算编制完成后，可以按天登记费用。根据企业的规模，可以按月或按季度将实际费用与相同的预算进行对比分析，找出偏差，找到相应的原因，从而确定后续的采购计划是否需要调整或调整相应的预算。成熟的费用管理是业务发展的保证。
13.制度流程:是指各种行政流程和制度的准备、宣传、实施和完善。行政工作门槛低，琐碎。如果没有形成统一的制度流程体系，往往会导致大家陷入日常琐事，各自为战的局面，甚至人员更替时的出行衔接问题，因为各自的方法和标准不同。所以，当企业发展到一定程度，就需要开始梳理相应的工作，将一些常规的、典型的事务进行规范和精简，从会客到工商的变更。
14.团队建设:指管理者为行政团队的发展和提升所做的工作，包括梳理部门职责、协调工作分配、人员规划和指导三个方面。
首先，要明确行政部门的工作职责。每个企业的岗位职责不一样，主要受业务和发展阶段的影响。其次是工作分配的协调，包括岗位职责的分配和日常工作的协调；最后，人员规划和指导。大部分年轻人工作的目标都是为了以后有更好的发展，行政也不例外。如何根据员工自身的特点、优缺点和发展意图来做规划和引导，是一个难题。比如前台人员的职业发展，我还在探索，就是保持联系，倾听和分享。
以上14个常见的行政工作要点是我根据自己的经验整理出来的，基本涵盖了小规模公司所涉及的行政工作的方方面面。当然，还是那句话，每个企业的情况不一样，对应的侧重点也不一样。相应的模块会增加或减少，有些模块会合并，甚至有价值的模块可能会单独作为一个部门。这些都需要行政人员根据自身企业的实际情况进行梳理和调整，同时合理分配这些模块。
