传真机是应用扫描和光电变换技术，把档、图表、照片等静止图像转换成电信号，传送到接收端，以记录形式进行复制的通信设备。现在传真机已经成为一款我们办公设施中往来通信的一种设备，在办公使用中较为频繁，那么今天我就给大家介绍一下传真机的使用步骤以及传真机使用注意事项。
传真机的使用步骤
1、首先，我们打开传真机的电源开关，然后打开传真机传真入口上面的盖子，有的没有盖子，是直接放入传真的内容。
2、然后放入我们要传真的内容，一般是将文字页面朝下放置，另有规定的要根据提示放置。
3、下面就开始进行拨通对方的传真号码，传真又分为自动回应和人工应答2种，自动回应不需要对方接通，人工应答需要对方接通后才可以传真。
4、拨通传真号码后，如果对方是自动接收就可以点击传真机上面的“传真按钮”，
如果是需要人工接通，还要等待对方回应后，在按传真机上面的“传真按钮”。这里听到“嘀”的一声后，表明可以传真了。5、然后，传真过程开始，对方开始接收档，等待传真的内容从传真出口全部出来后，传真就表示完成了。
6、在日常传真过程中要注意弄清传真号码，以及分清是否是自动传真，还是人工接收，以免误传和耽搁时间。
7、在传真机使用过程中要定期检查传真机底部的背面的通风口，保持正常通风散热，以及传真出入口有无杂物，以免发热和堵塞引起传真机的损坏。
传真机使用注意事项
①传真机安装位置十分重要，应避免受到阳光直射和热辐射，勿将机器置于潮湿、灰尘多的环境，环境温度应保持在5℃～35℃，相对湿度在25～85%范围内。
②不要把传真机安装在有震动和不稳固的地方以及冷、暖机附近。
③使用单独的电源插座，尽量不与杂讯大的机器例如空调、打字机等易产生杂讯的机器共用一个插座，以免干扰传真机接收和发送信件的品质。
④传送和复印档前，必须将附于档上的回型针和钉书钉等坚硬物除去。
⑤切勿发送和复印过厚的档以及被弄湿的档。
⑥为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机宜暂停使用，并且拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。
⑦要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电路及器件。
⑧经常使用柔软的干布清洁机器，保持传真机的清洁，特别是扫描部分如CCD或CIS以及感热记录头(TPH)，只能用干净的布或镜头纸清洁，切忌直接用手或不洁布、纸去擦除。
⑨记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸逐渐褪色，造成复印或接收的文件不清晰。
传真机是企业公司日常办公不可缺少的助手，它的使用频率相当高，但随着它的使用次数增多，或者使用的时间久了，设备总会出现这样或那样的“小毛病”，在保修期内的可以那都售后服务点维修，但当过了保修期的时候，动不动就要收费，增加企业的开支这不用说，也影响了工作效率。下面就给大家讲讲常见故障及维修传真机方法吧。
常见故障及维修传真机方法
一、在发送传真时，原稿经常出现传送歪斜甚至卡纸现象
当原稿在传送过程中，不是出现传送歪斜就是原稿被卡的问题时，大家应该及时检查传真机内部纸张传动部分的两棍轴是否已经松动，因为一旦两棍轴松动就不会对纸张产生足够的压力，纸张就很容易出现歪斜甚至堵塞，所以发现两棍轴松动的话，应该立即清洗和调整两棍轴，使两棍轴恢复正常的工作状态;两棍轴如果安装的位置不平行的话，也会容易引起上面的故障问题，因此大家必须确保两棍轴的位置要平行;原稿导引板位置摆放得正确与否，也会对原稿的传送产生影响。
因此在传送文稿之前，必须正确调整好原稿导引板的位置，同时把要传送的文稿整齐地放置在导引板上;除了上面的几个因素外，纸张传送路径上的障碍物很容易阻挡原稿的正常传送，从而产生卡纸或者堵塞现象，所以一旦出现卡纸现象时，大家也要记得及时打开传真机的侧面板盖，来将纸张传送路径上的纸屑或者其他障碍物清除干净。
二、传真机每次都会多页传送
每次多页传送是一种很普遍而又十分常见的故障现象，引起这种故障的可能原因有多种，例如纸张传送部分的传动金属片一旦发生变形，就会产生这种故障，因此一旦发现传动金属片发生变形的话，应该立即对它进行调整甚至重新更换一个新的传动金属片;如果传真机的面盖没有正确盖好的话，也很容易造成每次多页传送的故障现象。
所以在发送传真之前，大家应该首先认真检查是否已经盖好了传真机的面盖;除了上面两种原因外，分纸橡胶片的好坏直接影响到原稿的正确传送，如果分纸橡胶片发生损坏或者表面有污垢的话，应该及时更换或者用清洁剂来对它进行清洗。
三、传真或打印时纸张出现黑线
当对方向你发送的档或自己在复印时打印的档出现一条或数条黑线。如果是ccd传真机，可能是反射镜头脏了，如果是cis传真机，可能是透光玻璃脏了。请根据传真机使用手册说明，用棉球或软布蘸酒精擦清洁即可。如果清洁完毕后仍有无法解决问题，请将您的传真机送修检查。
四、纸张无法正常馈出
请检查进纸器部分有异物阻塞，原稿位置扫描传感器失效，进纸滚轴间隙过大等。另外应检查发送电机是否转动，如不转动则需检查与电机有关的电路及电机本身是否损坏。
使用传真机注意事项：
1、启用传真机以前，应当仔细阅读这些安全教育，以便今后更好的使用传真机。
2、不能自己拆卸传真机部件：如果接触设备内部暴露的电接点将引起电击。请将传真机交给您所在地经授权的佳能传真机维修商维修。
3、传真机只能在水平的、坚固的、稳定的台面上运行。
4、在传真机的背面，底面均有通风孔。为避免传真机过热(将引起运转反常)，请不要堵塞和盖住这些孔洞。不应将传真机置于床上、沙发上、地毯上或其他类似的柔软台面上。不应靠近暖风或热风机，传真机也不应放在壁橱内、书柜上及其他类似通风不良的地方。
5、传真机所用电源只能是设备上标注所指定的电源类型。
6、应确认插在墙面电源插座上的所有设备所用的总电流不超过插座断路器的电流整定值。
