在机关，从事公文处理工作，压力大，风险高；一着不慎，满盘皆输；失之毫厘，谬以千里。公文处理工作者很多都处于亚健康状态，常出现紧张、焦虑、失眠等症状，易患“职业病”，如眼病、颈椎病、关节炎、神经衰弱、抑郁症等。公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。在实际工作中，主要是指公文的办理，包括发文办理和收文办理。公文处理工作看似简单，实则繁、难、紧、险。一是繁。繁是指事项的繁杂、人员的繁多、程序的繁琐。（一）事项的繁杂以一个地级市为例，公文处理工作一般由政府办公室的一个科室负责，如文秘科或秘书科，主要负责公文的处理工作：以市政府、市政府办公室名义发出文电的审核、送签和制发；负责来文来电的分阅和组织办理；负责文电收发、机要保密、印鉴管理、档案资料等工作；负责全市政府系统公文处理工作的协调和业务指导；等等。处理的文件类型包括国务院、国务院办公厅、省政府、省政府办公厅正式文电；国务院、省政府部门和其他省市政府及部门函件；县市区政府和市政府部门、单位报告类公文（含情况报告、调研报告、简报、参阅信息、意见、建议等）；市委、市委办公室正式文电（含市委办公室分送的上级党委文件）。（二）人员的繁多政府办公室（厅）是政府的窗口，是政府工作运作的枢纽，负责公文处理的科室则是办公室工作的枢纽，起着沟通上下、联系内外、协调左右的关键作用。由于此科室事项的繁杂，这里经常人头攒动、摩肩擦踵。有哪些人员呢？一方面是取送文件或资料、打印文件等的其他科室人员；另一方面是取送文件或信件的市委、部门或企事业单位人员。另外还有电话咨询的人员。（三）程序的繁琐文件的制发、来文办理、批示件办理、请示件办理、密码电报办理、出国批件办理、印章使用等都有严格的程序。哪一步由哪位领导负责都有明确的分工。譬如，市政府非密级文件的制发程序，涉及人员达十几人，步骤达十多步，虽说这是一种工作制度，但战线拉得太长，从而导致文件运转起来缓慢，公文处理程序的繁琐可见一斑。市政府非密级文件制发程序二是难。难主要指审核难、保密难。公文草拟后，由公文处理科室进行审核。文件的拟制部门经常只是把孤零零的一份文件交由公文处理科室，审核其是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合相关规定等面上的东西比较容易。审核的最大难点是审核文件的内容，因没有或缺少背景材料、参考资料，有时在审核过程中，必须多次打电话询问拟制部门关于文件的起草情况和相关事项，这就降低了工作效率，延误了文件的制发或导致文件表达行文目的的不准确、不到位。正如前所述，公文处理科室作为一个文件中心、集聚地、“文山”，每天都有大量的文件来往，如有来自各县市区、市直部门、企事业单位等的上行文请示、报告；有市政府、政府办下发的通知、意见、会议纪要、办法、讲话等；有来自国务院各部委、其他省市或单位的函、感谢信等。再者，每天都会从领导处清撤大量的文件，其中很多都是涉密文件，因此需要工作人员仔细严肃的清厘。另外，随着电子政务的发展和电子公文的推广，有相当一部分公文是通过网络传输的，这就涉及到文件的保密。怎样防止失泄密事件的发生已成为当前办公室（厅）工作的一个重点和难点。但有时候也防不胜防，如外单位过来收发邮件或使用U盘，都可能导致失泄密，进而给国家造成不可挽回的损失。因此，目前，国家、各省市正在加强政府信息保密工作。三是紧。紧是指时间紧、任务紧、神经紧。事项的繁杂和不易直接导致文件处理人员的工作总是紧张的、疲于奔命的。每日大量的文件、信件、信息资料等纷至沓来，常使处理人员目不暇接、马不停蹄，特别是急件的办理、批件的办理、请示件的办理、文件的审核等。而且，加班加点、值班也是家常便饭。怎样在有限的时间内保质保量地完成任务始终是公文处理人员面临的一个难题。四是险。险是指风险大。公文处理工作程序繁杂，易出错环节比比皆是。当前，失泄密事件屡有发生，多少公文处理人员落马，不由使人深思。易出错环节表以上只是谈了机关公文处理工作的部分特点。这几个特点是紧密联系的。工作的繁导致工作的难，工作的繁和难又导致工作的紧，工作的繁、难、紧最后导致工作的险。（中国公文写作研究会公文文献研究室 邵建国）即时通会员如是说公文处理在我们科里的岗位叫收发文件，我觉得收发文件关键是做好记录，记录要处理的事件、办文人员、截止时间，在截止时间前没办完，那是办文人员的事。收发文件一方面要及时领文件，然后给领导阅，另一方面要记录文件阅办情况，以便日后查询。——许珠客观存在的问题无法避免了。主观上只能多看别人怎么写的，熟悉格式、感情色彩。还有就是逻辑思维能力，多想想把一个事情说清楚，分为那几点，怎么样说清楚，不产生歧义，又简洁明了。——马超个人感觉没那么难，只要把领导的意思表达到位，对群众解释到位就可以了。公文是琐碎，但是只要能够耐心细致的去处理，应该不会有大问题的。——李特机关工作每个环节环环相扣，进入某一个环节，就要把自己当做那个环节内的工具来运作的自觉，这是最基本的职业道德。程序在那里，只要不偷工减料，每个人认真把自己的那一环做好，基本不会出太大的问题。组织庞大就会有相应的细致分工，每个人负责的仅是一小部分，这个部分要求人员在工作中不需要有过多的思想，主见，动机，只想着如何把手中的那一环做好便足够。被公文运作压迫的人员是想得太复杂了，这么庞杂的工作并不需要身处一个环节中的人从头看到尾，它所需要的仅是安分和认真。——杨弼麟这对于考公务员的考生们也是个很好的借鉴。——郑兔兔公文作业本是一件程序化的的工作，按既定的流程做好就可以，无需搞得太复杂。——李素素建议开发一套公文收发软件，这些程序性的“难”都可以通过代码来解决，需要保密的文件再由专员负责，这样就可以减少很多的工作量。——夏阳看上去好像是很繁、很难、很紧、很险，可这不就是他们的工作吗？再说了，社会上很多从事文案工作的人，不也同样面临这样的问题吗？项目繁多，我们要加班，很繁；项目没接触过，我们从零开始学，很难；赶工是常有的事，我们也很紧；出错了，公务员丢的政治前途，我们是经济前途，同样是饭碗，都很险啊。当然别在提什么亚健康，颈椎病、键盘手之类，都是浮云。——笔笔的笔公文的难处理是一定的，要解决这个公务处理问题，要从本身机关结构上面着手。政府机关的人员冗杂，这个科员那个接待员的，机关是不是真的需要那么多人办事？我想里面有一部分人是带着个头衔，实际上事务并不多，所以总有人说公务员工作悠闲，上班喝个茶看个报纸就过一天。还有办事程序的繁琐，办一件事要这个批准那个盖章，政府部门办事效率低是出了名的，这种办事方式不改变，公务处理困难问题就解决不了。中国人办事，坏就坏在管理体制上面，总是无法与国际接轨，就连香港也远远比不上，经济是在高速发展，可这办事效率却跟不上经济速度，制度问题还是关键啊。——高欣婷说起来就是：信息工作有风险，文字处理需谨慎！除了公文，其实在公司处理文字的文员也是一样的。犹如每次群发邮件，我都要战战兢兢、仔仔细细的一再检查一再回头看。生怕master邮箱一发，公司全员看你一人的笑话。说起来，写得好是应该的，写错字了就是工作的重大失误。如同掉进地狱，死无葬身之地。说起来，为什么秘书都找女孩子，大概就因为女孩子心比较细。信件、批示、文件事无巨细，都不能犯一点错。秘书工作几年下来，一定是早生华发。——潘昕妙是不是该有个“公文写作大典”收录所有能用到、能涉及的所以公文范式。这样公文写作也就事而不事了。公务员写公文是他们的本职工作，何必讲着这些无厘头的条条苦难条列。哪一行没有那一行的困难呢。真正有决定力了，这些东西不都该迎刃而解的么。——杨文公文处理要求必须做到事无巨细，从事公文处理的工作人员更是如履薄冰，一时的麻痹大意将会造成无法挽回的损失，不论对公对私。——马兵奇对于处理公文的公务员要求更高，心细如丝，抗压能力要好，还有随机应变性和处理复杂问题的能力都要强于一般人。繁琐的公文，能不能变得简便一些呢？当初繁体字使用了这么多年，都可以简化，如今的繁琐的公文处理应该运用现代的工具电脑来简化一下。——张欢公文这东西，说好处理，不难，说不好处理，很难，关键看领导的态度，如果领导不认真，公文很好处理，套个形式就行了。如果领导重视，有自己的认识看法，要表述进去，则这个公文不好做。现在许多人的公文，是从网上荡的，改头换面，糊弄糊弄就行了。领导也不看，交上去，估计也没有人看。当然，有些公文除外。——王灵隔行如隔山，但业内人士都说办事难，一方面是真情实感，另一方面反映了处理事物时仍存在问题。——刘鹏飞
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切实"削文山""填会海"转变文风会风
杜莲艳
曾几何时，“文山会海”此起彼伏，成为了各级党政机关痛心疾首的顽症。去年以来，秦皇岛市委办借助全省“干部作风建设年”活动的东风，大力精文简会，出实招、下猛药，采取了一系列针对精文简会工作的“组合拳”，彻底削减“文山”、填浅“会海”，使领导干部真正从“文山会海”中解脱了出来，使会议走出“精减一膨胀一再精减一再膨胀”的怪圈。
一、我市精文简会总体情况
近年来，秦皇岛市把改进会风文风工作提高到了前所未有的高度。市委书记王三堂同志多次做出批示并提出了各级党政机关和领导干部要力行“三少三短”：“少开会、开短会，少讲话、讲短话，少发文、发短文”。市“两办”专门下发了《关于精文简会改进会风文风的实施意见》，拿出新办法、推出实举措、制定硬标准，对会议的审批程序、数量、规格、形式、成本、纪律和文件的规格、数量、程序、篇幅、质量、运转效率都提出了明确和量化的要求。特别是结合“干部作风建设年”活动，按照省“两办”《关于进一步改进会风文风等项工作的通知》要求，对精文简会工作制定了多项硬性措施：一是实行文件、会议双立项制度。要求各单位从今年开始都要将拟以市委、市政府名义召开的会议或拟以“秦发”、“秦办发”、“秦政”、“秦政办”的文件，年初必须上报市委办公厅、市政府办公厅立项，由市“两办”制定年度计划。对于未列入计划的会议，原则上不得以市委、市政府名义召开，市“两办”不予发会议通知。对于未立项的文件，原则上不予制发。二是清理压缩简报、内刊。市直各单位原则上只保留上报和下发简报各一种，现有内刊只保留一种；单位内部科室一律不办简报和刊物。各单位的简报和内刊，要严格控制发送范围。除市委、市政府领导明确要求直接报送的以外，各单位简报内刊一律报送市委办公厅、市政府办公厅统一办理。三是倡导“一线工作法”。即“领导在一线指挥，干部在一线创业，工作在一线落实，问题在一线解决，经验在一线总结，典型在一线推广，作风在一线转变”，切实改变以会议落实会议，以文件落实文件的不良状况。通过上述“组合拳”的实施，秦皇岛市精文简会工作取得了实实在在的效果，文风会风得到了显著改善。
一方面，“三减”促文风“短、优、效”。一是精减发文字数，显“短”风。全市各级各部门起草的文件和讲话都注重了针对性、指导性和可操作性，不搞“穿靴戴帽”，减少了关于重要性或意义的一般性论述，做到了条理清楚、简明扼要、突出主题、意尽文止，并严格执行了“秦发”、“秦办发”、“秦政”、“秦政办”文件不超过4000字，其他文件一般不超过2000字，简报不超过1500字的要求。各单位上报市委、市政府的请示、报告都严格控制在2000字以内。二是精减文件数量，显“优”风。去年全市文件简报总数为485件，今年文件立项数为388件，削减了20%，特别是根据市委常委分工调整情况，对市委各领导小组进行了统一调整，仅此一项使市委单项工作的一类文种精简60份以上；严格审核把关，对于可发可不发的文坚决不发，对于能降格发的一律降格发。三是精减纸质文件，显“效”风。市委办公厅和市政府办公厅充分利用党政信息网络系统，实行纸质文件和网络发文“双轨”运行制；海港区委办公室引进OA系统，全部取消纸质文件，实行无纸化办公，大大提高了公文处理时效，降低了行政成本。
另一方面，“三改”促会风“少、简、省”。一是改革会议审批程序，切实减少了会议数量。去年全市会议总数为116次，今年全市会议立项数为81次，削减了35次。截止到目前，全市共召开现场观摩会6次，以电视电话会的形式召开会议共5次，扭转了层层开会，层层传达的不利局面。二是改进会议方式，切实简化了会议程序。不开或少开经验交流会、研讨会、汇报会，多开现场观摩会、现场考评会，不涉密的会议提倡以电视电话会和网络视频会议形式召开。市委、市政府召开的会议，原则上只安排一位市领导做主题讲话，报告一般不超过6000字，市领导参加的其他会议，讲话稿控制在4000字以内。会议主持人在会议结束时一般不再作强调。三是改变会议类别，切实节省了行政开支。改变过去那种以部门为主，一项工作一个会议的形式，能合并召开的会议合并召开。如秦皇岛经济技术开发区截至目前，合并全区综合性会议6个，合并全区专业性会议8个，仅会议费就在2009年基础上压缩了64%。
二、存在问题及原因分析
虽然精文简会工作在我市取得了明显成效，但还存在一些不尽如人意的地方。比如有的县区、单位对精文简会工作重视程度还不够，认识还不到位，片面追求数字的变化，不强调质量的提升；有的部门文件合数而不减量的现象存在；有的部门照抄照转文件和业务性会议还是偏多。分析原因主要有以下两方面：
一是惯性思维作祟。尽管绝大多数干部厌烦开会，然而，有一种惯性思维在作怪，认为工作就是开会发文，开会发文就是工作：对下布置工作需要开个会、发个文；对上汇报工作时需要写上“我们已经召开×××会议传达贯彻了上级×××精神，并且形成了×××文件已安排布置”；召开会议时，一位领导作了重要讲话，主持人非要强调这么三点，不强调好像会议不重要、缺少了什么环节一样。如此种种，说明我们有的干部“精神状态”和“工作方法”局限在一种特定的思维当中，究其原因，还是思想不够解放，满足于按部就班。
二是认识上有误区。在某些部门和个别干部身上存在着“官本位”思想，究其原因，是形式主义作怪。个别部门的同志，认为党政机关的威力大，以党委和政府名义开会或发文有面子，能解决问题。本来自身发文、开会就能解决的问题，甚至不惜托关系，找门子硬往党委和政府名义上靠。这种只借“威力”的部门，往往只能借到“威”，不能借到“力”，工作中的问题仍然不能解决，原因是“威力”并不等于落实。还有个别部门的同志认为党政机关为自己部门的工作发了文、开了会，自己的工作就有了位置，文件发得越多，会议出席的领导级别越高，位置就越高。这种只争“位置”的部门，往往位置争得了，工作却仍然没有起色。
三、根治文风会风的几点启示
启示之一：“文山会海”已成顽症，根治必须出实招，下猛药。要“削文山”，“填会海”，首先，要端正思想，破除形式主义。能不开的会不开，能合着开的会合着开；开会要研究该办哪些事，怎么办，谁去办；会议与谁有关谁来，关系不大的，不要请来陪会；文件要管用，要出思想、出观点；领导讲话要用群众听得懂的话，基层能够准确把握的话，把上级的精神和要求转变成“本地话”。其次，要制定硬性规定，并严格执行。我市制定的会议、文件双立项制度，就是对“文山会海”对号入座，让“高压线”带上“高压电”，对于未经立项的会议坚决不开，对于未经立项的文件坚决不发；对于审核把关不紧、滥开口子、不照章办事的，要及时把问责的板子打到位。再次，要加强督促检查，确保规定落到实处。制度不落实、执行打折扣的现象在个别单位还不同程度地存在着，因此，加大对制度落实情况的督促检查也同样重要。我市对会议的审批程序、数量、规格、形式、成本、纪律和文件的规格、数量、程序、篇幅、质量、运转效率都提出了明确要求。同时还要定期或不定期对各单位的执行情况进行抽查，对执行不力的要给予通报批评。只有让制度落地生根，从根本上治理“文山会海”才会有希望。
启示之二：精文简会要想取得实实在在的效果，必须建立长效机制，防止反弹。正如市委书记王三堂所说，精文简会工作是—项长期任务，必须建立长效机制，常抓不懈。近年来，“文山会海”的反弹速度太快，活动一来就压缩，活动一过就反弹，这很值得我们仔细分析。这里有一个工作方法问题，“不开会，不发文，工作怎么开展，任务如何落实”，所以，我市这次提出倡导“一线工作法”，无异于治理“文山会海”的一剂新药，就是要切实改变以往那种以会议落实会议精神，以文件实施文件精神的“工作方法”。当然，提倡“一线工作法”，并不是说该发的文件不发，该开的会议不开，而是要摒弃那种“作秀”的、务虚的会议和文件。只有远离了“文件秀”、“会议秀”，“文山会海”才会走出恶性循环的怪圈。
启示之三：“削文山”“填会海”关键在于各级党政机关和领导重视，归根到底是要切实转变作风。应该说，“文山会海”的出现并不是偶然的，它直接反映的是工作作风问题。爱做表面文章，不做调查研究，只重形式主义，不重工作落实，是导致文风会风不正的主要原因。个别单位为表明已经做了某件工作，就要开会发文件；有的开会不花一天两天，不请一些领导，不发一堆文件就好像不够规格，似乎觉得会开得越热闹，工作开展得就越好；有的会议缺少调查研究，只在材料上下功夫，台上讲话的滔滔不绝，台下听讲的不知所云。同理，文风会风不正，也导致干部作风飘浮。一些干部在“文山”中“爬上爬下”，在“会海”里“游来游去”，忙也忙了’但却忙在“赶场”上，忙在形式上，致使工作在花架子里落空。因此，克服“文山会海”的治本之道在于转变工作作风。只要我们深入学习实践科学发展观，打开解放思想的总阀门，激浊扬清，捣旧铸新，不断改进工作作风，就一定能够把“文山”削矮，把“会海”填浅。
（作者系中共河北省秦皇岛市委副秘书长）
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无纸化办公，是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。从二十世纪末开始，在本世纪初逐渐增加，预计在本世纪头十年达到普及。
行政机关、企事业单位，常对内对外发布公文、新闻、公告、通知，以前是通过打印、张粘，流动性弱、影响小、受众面窄。 用无纸化办公可以通过计算机、网络，将这些信息传递到各自工作人员或员工电脑上。
在现代化、信息化迅猛发展的今天，新型的网络化办公向传统的“公文往返式”办公提出挑战，因而方便、快捷的电子政务得以推广，并迅速地在全球兴起一股“无纸化办公”的新潮流。 今天在网络环境的帮助下，就“无纸化办公”谈一下我的初浅认识，与大家共同分享、共同探讨。
一、“无纸化办公”好处多 1．鼠标一摁，工作效率提高 提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主要的出发点。电子政务的方便快捷使大家受益匪浅，许多原本繁杂冗余的工作都在手指的点击下轻松完成。
无纸化办公，主要是在内部局域网的基础上建立起来的，通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公。采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率。这种办公方式极大地提高了工作效率，减轻了工作负担。
大家都知道从很早以前到科技发展迅猛的今天，无论是机密文件、重要会议内容、通知，都是把内容落实在纸上，然后再去打印、复印，再由通讯员递送到各个部门。效率很低，在印发上浪费了大量的时间、人力和物力。
各部门的信息不能得到及时地沟通，造成诸多不便。使用网络互联后，大家都知道网络信息交流是非常快的，只需把需要寄送的文件一摁，哪怕是几十份的文件，对方很快就能收到。工作效率得到了很大提高，原来需要到处寄送的文件，现在只要手指一摁，几十份通知瞬间就发出去了。
既省力又省钱！ 2．键盘一敲，费用减少 除了“省力”外，“省钱”也是各企业采用网络互联办公系统的一个重要原因。网络互联，在不知不觉为各企业节约了大量资源，削减巨额办公经费。既然是网络电子文件，那么节约资源自然首先从节省纸张开始，使得纸质文件大量减少，同时也大大减少印刷、用纸等办公费用。
电子文件使用及网络互联的开通，节约了发送纸质文件所需的邮资、路费、通讯费和人力，不仅有效提高了办公效率，而且节省了大量相关办公开支。此外，随着电子文件的增多，纸质文件的减少，也将使各企业在解决大量“文山”问题上节约大量人力和空间。递与投放。
