资源包括有限的人员、设备或空房间等。对于一个项目来说，所有有用的东西都是项目资源。资源管理是指你如何使用和组织这些有限的资源，以便你能成功地登陆项目。
如何有效管理项目中的资源？看起来不难，其实复杂得多。稍有差错就会影响工程进度。
什么是项目资源管理？
资源管理包括创建计划和流程来管理这些资源。管理资源有许多方法。你可以创建电子表格、文档，或者使用项目管理软件，或者将三者结合起来。无论采用哪种方法，你的首要目标都是在项目完成过程中管理整个项目的所有资源，这样你才能成功管理成本和项目进度。
首先，我们需要分解与资源管理相关的不同术语和流程。记住，资源包括人力或非人力，比如设备或者办公空。事实上，这是你完成项目所需要的全部。
资源规划
就像项目管理的其他方面一样，你在安排资源的时候，首先要从一个计划开始。这是建立管理流程的首要任务。列出你认为完成项目所需的所有资源。越详细越好。
在资源规划的过程中，您需要让其他人参与到这个过程中，因为有些团队成员可能需要比预期更多的资源。确保包括必要和非必要的人员和设备。最好对物品进行规划，而不是最终需要它们，然后不得不在最后一刻匆忙购买一件昂贵的设备，并相应地支付高价。简而言之，资源规划就是财务规划。
资源细分结构
现在您已经有了完成项目所需的资源的完整列表，您希望按照一定的顺序来获取它们。您可以根据招聘组织或地理位置创建资源层次结构，也称为“资源细分结构”。
这些基本的层次结构至少应该包括人员，最好是将用于项目资金的所有资源，但是由您来定义与项目相关的层次结构的类型。请注意，RBS与典型项目计划中的“工作分解结构”不同，后者定义了与项目核心部分相关的任务。
责任分配矩阵
列出资源后，您可以开始为完成项目任务或整个项目定义具有不同责任级别的资源。这被称为责任分配矩阵。在这里，你可以明确整个项目的角色和职责。
可以细分为谁负责哪些任务，谁拥有任务，任务出错时谁可以帮忙，谁需要随时了解任务的进展。许多RAM是带有编码字母的简单图表，基于RACI方法定义不同的责任函数。r代表“谁负责”，A代表“谁批准”，C代表“咨询谁”，I代表“通知谁”。您可以根据组织的需要按个人或角色进行操作。
资源过度分配
过度分配意味着某人被分配了过多的工作。他们不能在你计划的时间内完成任务。这将导致加班，从而影响预算，并可能阻碍甚至破坏项目。资源的平衡至关重要，所以你需要一种方法来掌握项目整个生命周期中团队的工作量。
资源直方图
资源直方图可以用来为那些需要在项目中参与循环工作的人提供可视化的资源。这是一种检查资源分配的快速而简单的方法，并且可以注意到是否存在资源分配过量或不足。然后，您可以快速处理过度分配的资源，并根据需要将它们重新分配给工作量较少的人。然而，在一些项目管理软件工具中，这不仅仅是一个简单的视图。这是一个实用的调度工具，可以根据可用性、过度分配或分配不足来重新分配工作。
甘特图、工作量日历、时间表和项目报告等功能的组合可以简化您的资源管理体验。当这些功能在线时，您的所有数据都是实时的，因此您的资源更新总是最新的。
资源依赖性
资源依赖是指组织应该防止所有鸡蛋都放在一个团队篮子里的理论。也就是说，过度依赖一个团队来完成核心工作，尤其是如果是外部团队，可能会导致工作量拥堵，资源短缺。你想为团队或资源制定不健康的计划来完成工作。
您可以通过在多个资源之间分配工作来缓解这种情况，或者在计划的设备资源不可用时使用备用计划。你还需要确保你的资源不会因为过度依赖或过分依赖一个或多个资源而受到阻碍。如果一个团队成员有太多的任务，没有足够的时间来完成它们，那么他们可能会妨碍其他人的工作。
但是请记住，并不是所有的资源都只对您的项目有效。他们可能被分配了其他工作。如果你想有效地管理资源，你需要知道他们所有的项目。这就是资源平衡派上用场的地方。
资源平衡
资源平衡是一种杂耍行为，在这种行为中，您可以管理一个项目或多个项目的资源可用性。您可以通过调整开始日期和结束日期来延长计划完成某些任务的时间，这取决于您是否有足够的资源来立即完成这些任务。
您希望有足够的资源在分配给您的时间内完成任务。这是避免团队成员分配过多或不足的另一种方式，这会给项目带来风险，并可能耗尽团队的精力。
最优方法
现在，您需要在项目期间积极管理资源。
当您可以检查资源可用性和工作量时，您可以这样做。因为工作是从一个人转移到另一个人，当人们来回协作时，工作很容易只落在少数几个关键团队成员的肩上。这可能意味着其他人正在等待他们的回复或把他们的工作扔回来。您需要能够监控这些工作流趋势，并快速重新分配空闲置资源。
如何有效管理项目资源？四种方法可以帮助你。
1.积极管理工作日程。
您需要能够每小时和每天跟踪单个资源的可用性，以及他们计划的假期和休假。请务必考虑全球或地区时差，以及可能与您的家庭办公室假日日历不同的全球假日。
2.监控甘特图和概览的进度。
如果资源有问题，也可以咨询整个项目的计划进度和实际进度来提高警惕。进度条应该告诉你根据计划的工作，在一个特定的任务上已经取得了多少进展。您可以在下图中看到一个示例，其中橙色条上有一条白线，显示下面所有子任务的进度。您还可以通过较大的任务栏上的阴影来检查单个任务是否取得了进展。在这个视图中，所有这些任务都按计划完成了。
使用甘特图不仅可以跟踪任务的进度和资源状态，还可以通过查看甘特图任务的摘要视图或概览报告来检查整个项目的进度。如果你落后了，转移资源通常是回到正轨的一种方法。
3.检查工作量分配。
团队的工作量是另一个需要密切关注的指标。
如果所有的工作都只由少数几个团队成员承担，而其他人都无所事事，那么你就需要重新分配资源。解决这个问题的另一个方法是通过确保资源在整个团队中平均分配来平衡资源。检查工作量是保持资源合理分配的日常工作。
4.获取资源报告以监控生产率。
当你实时检查资源，发现项目的成功岌岌可危时，那么你需要迅速做出决定。使用项目管理工具的报告功能生成关于资源分配和每个人的任务进度的报告。定期调查数据以监控生产力KPI和定期监控资源非常重要。
请记住，资源管理与您的日程管理和项目管理日程密切相关。这些是不同但互补的程序。管理资源的方法越全面，就越能及时采取行动，使项目在预算内按时成功。
因此，无论项目是在Excel电子表格中收集数据，还是在更强大的在线项目管理工具中收集数据，您都需要有合适的工具，以便在项目期间及时了解您的资源。使用联机甘特图，您可以直观地查看项目的任务、任务的工期以及将一个任务链接到另一个任务的任何相关性，因此您可以找到瓶颈并轻松地重新分配资源，以使项目回到正轨。
使用现代技术
当你管理一个项目的资源时，要处理的事情很多，过程可能会变得复杂混乱。但是，使用正确的在线项目管理工具，您可以计划、监控和报告资源。Msaaspm是一款基于云的项目管理软件，可以为您提供所需的工具，指导您成功完成项目。
8MSaaS在线项目管理工具的资源功能，可以按照地区、部门、项目、活动对所有资源进行搜索、申请、分配、跟踪使用情况，并提供各种资源计划和使用情况报告，使项目分配一目了然。
实践中，项目资源需求复杂多变，通过项目管理工具梳理资源计划，了解内外部资源尤为关键。8MSaaS项目管理工具可以解决单个或多个项目的资源冲突问题，保证项目进度和发展始终在正确的轨道上。
