作者:法务新哥
子曰:“工欲善其事，必先利其器。”如果没有一些“独特的工具”，人们如何在街上行走？因为经常和同事或者同事在线上或者线下讨论工作学习的工具，所以想简单的整理一下自己在使用中的经验，进行深入的交流。
既然是介绍“利器”，那么大家熟悉的工具比如笔记本电脑、智能手机、办公软件等。在此不再赘述。虽然这些工具在发布之初是革命性的，大大提高了工作效率，但在今天，每个人都像自己的老乡一样熟悉它们。
我要分享的工具分为两类，分别是“软件”篇和“硬件”篇。
“软件章节”
职场人深以为然，好的工具和软件可以提高效率，减少工作量，甚至事半功倍。除了word、ppt、excel等大家熟悉的办公软件，还有哪些软件更适合法律人使用？基于多年的经验，我向同事推荐以下软件:
任何人
输入法
首推讯飞输入法。认为个人讯飞输入法在手机中更有价值。它最大的亮点是可以把语音转换成文字，识别准确率很高，可以节省大量的打字时间。现在的即时通讯工具都支持发送语音消息，但是识别文字的效率要比听语音高很多。一个时长超过1分钟的演讲内容，如果换成文字，几秒钟就能消化完。
使用讯飞输入法时，需要注意两个问题。一、输入发音时尽量使用书面语，避免使用口语化词汇、语气词等。不然有时候翻译出来的文字会闹笑话。二是会说普通话。虽然讯飞现在支持粤语、四川话等方言，但识别准确率远不及普通话。我在四川话模式下分别试过重庆话和成都话，同样的内容，有时候翻译出来的字还是不一样的。
不过我相信这两点对于法律人来说都不是问题。人们总是讲究“依法讲法语”，应该能避免“口语化”和“流口水”。普通话是国家的官方语言，学法律的人要普及。况且我们法律人的普通话一点都不差。
二
文档比较软件
其实微软的word软件也有这个功能，对比后以修改模式显示。但是有两个软件比较强大，比较好用。这类软件是Windows操作系统下的UltraCompare，Mac操作系统下的万花筒。
人们在日常工作中要处理大量的文档，尤其是在与对方谈判合同条款时，因此有必要比较修改前后的差异。一般情况下，对方会使用修改模式来显示，但有时候又怕对方有意无意不使用修改模式，或者有的修改使用了修改模式，有的修改是干净模式。这时候如果想从头到尾看一遍，会事半功倍。
此外，在与同一标的进行多次交易时，还可以使用该软件对比新签合约与先例合约的差异，极为方便。
这种软件并排显示两个文档，所有格式和文字的变化都是醒目的颜色，一目了然。如果需要立即修改文档，可以直接在软件中操作，也可以支持复制粘贴功能。
万花筒文档比较图:
三
PDF文档编辑软件
除了word文档，我觉得PDF文档是最受欢迎的，尤其是扫描文档。我用过很多种PDF阅读编辑软件，Windows和Mac平台都有，但我个人认为Adobe Acrobat Pro是最强大的，也是最好用的。这个软件可以任意提取一个pdf文档中的某一部分页面，也可以根据任意要求分割成若干个文档。它还具有编辑功能，用户可以像使用word一样在扫描的文档上写字和粘贴图片。
另外，我认为软件最强大的功能是OCR功能。无论一个pdf文件有多少页，都可以一次批量识别整个扫描文档的文本。识别后，文档看起来没有变化，但是我们可以直接选择并复制文档中的文本。相比其他PDF编辑软件，Adobe的字符识别准确率是最高的。
四
云笔记本软件
笔记软件有很多种，比如微软onenote，Evernote等等。Onenote和道云笔记是我的最爱。Onenote相当不错。一开始主要用Onenote。层次感很强，给人一种用纸质笔记本的感觉。可惜同步速度太慢，可能是因为服务器不在国内。后来只好忍痛放弃Onenote，改用道云笔记。
有云笔记的快速同步。除了web登录，还有Mac、Windows、Android、iOS平台的客户端。可以一键把笔记保存在微信里，也可以一键保存在电脑上的浏览器里。此外，还可以通过邮件自动保存到有道云笔记。
和道云分享笔记也很方便。通过将链接转发给其他人，您可以直接访问笔记的所有内容。此外，有道笔记中还有多人协作功能，可以同时编辑同一个文档，大大方便了工作交流和讨论。
有道云笔记本因为平台通用，同步快速，使用方便，成为我除了硬盘之外，知识管理的主要工具。平时在网上看到值得收藏和深入研究的文章，我会分门别类的保存在有道云笔记里。平时需要管理的一些信息和个人资料也放在有道笔记里，需要的时候可以用手机调取，非常方便。
想到什么问题或者灵感，可以马上拿出手机写在云笔记里。在通勤、出差或等待过程中，可以随时拿出手机或笔记本进行书写，所有书写的内容都会实时同步到服务器。场景切换后，可以在其他终端上继续。一个云笔记帮助我们充分利用各种碎片时间。
五
云存储
提到云存储，大家第一时间肯定会想到网盘或者天翼云盘。这种网盘的好处是免费存储空空间很大。但是最大的问题是不能像本地文件夹一样使用。也就是说，保存在云盘里的文件只能在线浏览，不能在线编辑。如果要修改，必须先下载到本地硬盘，编辑后再上传。显然，这种云盘不适合保存需要反复编辑的文档，更适合保存图片、视频或者压缩包。
适合在线编辑和同步文档的云存储是像微软Onedrive和苹果的iCloud这样的云存储服务。这种云存储会在用户本地终端生成文件夹，就像在本地硬盘上扩展空房间一样。只要连上网络，就可以实时同步。即使用户在另一个终端登录，同步的文件也完全相同。而且云存储不会像硬盘、u盘一样出现故障，丢失数据。即使电脑丢了，文件也不会丢。
那年“转投Mac阵营”之前，我喜欢用Onedrive在台式机和笔记本电脑之间同步文档。我把所有需要经常切换终端阅读编辑的文档都放在Onedrive里了。
2011年底开始使用苹果的MACbook Pro后，发现Mac操作系统有类似Skydrive的iCloud服务。但当时同步速度极慢，无法正常使用，让人感觉像“鸡肋”。后来苹果把iCloud服务器放在“云上贵州”之后，同步速度非常快。就是这个时候我开始“抛弃”Onedrive，转投iCloud。除了免费的5G存储空房间，我还额外支付了60G存储空房间。
这种云存储给我的工作和生活带来了极大的便利。只要不出差，我一般不用带着笔记本电脑上下班。一台老式的Macbook Pro在办公室当台式机用，另一台Macbook Air在家里用。如果要出差，可以用更轻便的Macbook Air，不需要专门复印文件资料。就算晚上或者周末要加班，如果还没干完，也可以直接关机走人。你可以回家打开文档继续。使用iPhone的朋友也可以直接在手机上访问和转发存储在iCloud云端的文件。
值得注意的是，在使用这些云存储软件时，一定要注意数据安全。
六
思维导图
其实mindmanager有很多种，有网页版的思维导图功能，用户可以直接在网页上编辑。我也用过XMind软件，但我个人认为“幕布”是最适合作家的。
我也是偶然发现这个软件的。曾经有同事给我发了一篇论文提纲，就是这个“幕布”产生的链接。点开手机后，发现软件风格简洁，逻辑性强，非常适合我们这些主要做“码字”的专业人士做提纲和思维导图。于是我毫不犹豫的下载安装使用，很快就买了三年的会员。
以我之前一篇文章的思维导图为例:
编辑大纲:
生成的地图:
七
屏幕捕捉软件
由于工作性质的原因，法律人经常要“在这里摆一张照片”，所以截屏软件就成了必不可少的工具。相信你也用过不少截屏软件或工具，可能是操作系统自带的，也可能是微信、QQ自带的。但这些工具最大的问题是不能“滚动截屏”。比如这些截图工具，只能截取内容很多，需要下拉才能看完的网页当前显示的内容。以前遇到这种情况只能截取很多次，如果拼接成图片会比较麻烦。现在很多手机自带滚屏截屏功能，电脑操作系统没有。
此时，我们需要一个能够支持滚动截屏的软件。这里我推荐Snagit，Windows和Mac系统下都有。
这个软件不仅支持网页滚动截屏，还可以抓取其他任何程序的滚动内容。所以我就以word文档为例，展示一下软件的滚动截图功能:
八
vmware gsx
最后给大家介绍一下虚拟机软件。所谓“虚拟机”，就是在现有的计算机操作系统下，将另一台计算机虚拟化，同时使用。通过虚拟机软件，可以直接访问另一个完整的操作系统，就像使用另一台电脑一样。为了说明什么是虚拟机软件，我直接录制了一段虚拟机“启动”的视频如下:
你可能会问，为什么要用虚拟机？一台电脑还不够吗？对我们来说，使用虚拟机的好处如下:
解决系统不兼容的问题。
如果你现在的电脑是基于Win10操作系统，但是很遗憾，你公司的OA、ERP或者其他专业软件在匹配Win7的阶段还需要IE浏览器和JAVA，所以在Win10下无法使用或者无法正常使用。这时候就需要用虚拟机安装Win7操作系统，在虚拟机中运行这些软件。或者，如果你用的是苹果Macbook，而你的打印机不支持Mac系统，为了解决打印问题，你得安装Windows操作系统。
建立一个工作和学习的“特殊区域”
安装一台虚拟的“电脑”，就可以把工作学习和休闲娱乐分开，为自己设立一个专属的“专区”。比如把工作学习活动放在虚拟机里，在虚拟机里专心写文档，处理工作流程，避免各种应用程序的弹窗、小红点等干扰源。
常见的虚拟机软件包括VMware和Parallels Desktop，可在所有平台上使用。这两种虚拟机软件是相似的，具有相似的功能。现在电脑配置不低，运行这个虚拟软件没有压力。
需要强调的是，以上部分软件必须付费使用，请购买正版。如果我们在工作中使用盗版或破解软件，可能会导致我们单位被软件公司维权。
“硬件章节”
任何人
计算机
其实大家都在用电脑，鑫哥也不是想推荐电脑品牌，主要是介绍不同操作系统的电脑。我们办公室常用的电脑是Windows系统的PC和Mac OS的Macbook。
用了10年Macbook，个人感觉Macbook比Windows PC好。与Windows相比，Macbook具有以下优势:
一、简洁、平稳、流畅。Macbook的操作系统简单，无论用多长时间都不会有越用越慢的问题。用同样的软件，比如QQ，Macbook下没有弹窗和广告。
第二，省电。同样的电池容量，Macbook的待机时间更长。
第三，对病毒的免疫力。Macbook不需要杀毒软件。这倒不是因为“疫苗”，而是现在那些病毒都是基于Windows系统开发的，而Mac OS是一个封闭的系统，谁想开发都开发不出来。比如Word文档中常见的“宏”病毒，Macbook就不吃那一套。
第四，Macbook更耐用。虽然同等配置条件下Macbook的价格更贵，但绝对物有所值。因为Macbook本身的硬件要好得多。还有一个原因是，即使操作系统升级了很多次，也不会出现硬件明显跟不上操作系统的问题。以我的主力机Macbook Pro为例。从2011年开始，很长一段时间里，它被用作办公室的桌面。苹果的系统一旦升级，确实会出现硬件跟不上的情况。但是把内存从4G升级到16G，把系统迁移到安装的固态硬盘后，开机速度很快，用虚拟机运行Win7系统毫无压力。中央处理器仍然很强大。
还是那句话，我绝对不是“果粉”。其实从5S开始我就没用过iPhone了。如果我只有一万块的预算，非要在Macbook和iPhone之间选择，我一定会毫不犹豫的选择前者。因为Macbook的性价比远远优于iPhone。
二
站立书桌
说完了电脑，就刚好跟着安利了一个与电脑配套使用的工具——站立桌。长期在办公室工作，容易导致颈椎病、腰椎病。这种病几乎成了白领的“职业病”。俗话说“坐久了疼”。为了预防这些“职业病”，避免以后“收入不突出，椎间盘突出”，我们有必要减少坐的时间，多站一次。然而，工作的人工作量很大，没有足够的时间休息。我们做什么呢这种“站立式书桌”可以派上用场。
这是我简单版的“站立式办公桌”:
我的做法是把笔记本电脑的外接显示器、无线键盘、无线触摸板放在支架上，累了就把支架放下，恢复坐姿。坐了一会儿，感觉不那么累了，就把支架抬高，站着工作。
经过测试，我发现这种坐姿和站姿明显让我饿得更快。不仅锻炼身体，还能预防疾病。所以信哥强烈建议你买一个来用。真的是“小投入，大使用”。我买的那个最简单。网上各种都有。“富贵靠人”，看钱包的厚薄。
三
眼睛保护设备
除了腰脖子，对于我们这些长期坐办公室的人来说，最贵的就是眼睛了。长时间对着电脑屏幕，我的眼睛受不了了。近年来，移动办公越来越普及，很多工作都可以在手机上操作，无形中增加了眼睛接收蓝光的时间。
虽然我的视力很好，不用眼镜，但是眼睛对电子屏幕最敏感。刚用CRT显示器的时候，只要看屏幕两个小时，眼皮就会跳。后来，液晶显示器开始流行。如果我的眼睛相距很远，我可以使用它们，但如果我看着笔记本电脑屏幕一天，我的眼睛会受不了，我的眼睛很容易干涩和发红。
后来为了缓解眼睛疲劳，尽量使用电子墨水屏设备。与液晶屏不同，电子墨水屏本身并不发光，而是反射外界的光线，这与纸张的原理相同。同样的使用时间，眼睛看着墨水屏明显舒服很多。推荐给大家的护眼设备主要是各种电子墨水屏设备。电子墨水屏最大的问题就是刷新率低，画面沉闷，翻页有点残影，主要是黑白的。看视频的时候不要去想它，但是它完全可以胜任文字处理和阅读。
电子墨水屏幕显示
现在有些厂商推出了电子墨水屏的外置显示器，有些还有前置光源。现在经常用这个显示器配外接笔记本电脑，日常办公写作完全没问题。
电子书阅读器
现在的“电纸书”通常指的是使用电子墨水屏的设备。纸质书不便宜。多带几本书挺重的。用电纸书很方便。现在6寸屏比较常见，比较便携。9.7寸大屏电纸书特别适合阅读扫描的pdf书籍。因为扫描出来的电子书保留了纸质书的字体和版式，所以感觉不会一样。最近也有厂商推出了彩色电子墨水屏的电纸书，显示效果和以前的彩报相当。不过由于价格太高，我还没有尝试过。有兴趣的朋友可以试试。
电子墨水屏手机
几年前，俄罗斯的国礼手机Yotaphone在国内流行起来后，国内厂商纷纷效仿，推出各种电子墨水屏手机。首先是一款双屏手机，正面是彩色液晶屏，背面是黑白电子墨水屏。
近两年，单屏黑白墨水屏和彩色墨水屏手机相继推出。单屏黑白墨水屏手机最大的问题就是显示的健康码看不出来是绿色还是红色...
墨水屏非常适合移动办公，比如在手机上处理合同审批的OA流程，或者在微信、邮件中查看文档。在大屏的手机上，码字也不错。
上述“护眼”效果是在相同使用强度下比较的。当然，保护眼睛最好的方法就是合理用眼，注意休息。在没有手机和电脑的日子里，有的人躲在床上看武侠小说看了很久，最后还是近视了。虽然法律行业就像老中医，越老越吃香，但是我们首先要保护好自己的身体。如果到了“当红”的年纪却视力昏花，行动不便，那就真的是“廉颇老了”。
以上是我分享的各种“利器”的介绍和评价。本文纯属技术交流，没有丝毫“带货”的意思。
