你真的会开会吗？
不知道你有没有发现职场里一个很奇怪的现象。
按理说，开会是统一思想、布置工作和落实项目的重要方法，但是为什么很多员工一听开会就头大，甚至还没进入会议室就开始垂头丧气，表现出很强的逆反心理呢？
根据美国权威数据，被调研的1000多个企业中，40%的会议决定全部被推翻；30%的会议是无用功；员工50%的时间，浪费在决策等待中。整体结论是，至少80%的企业都不会开会。
会议室成了企业低效的重灾区。
当然了，有反面案例，就有正面典型。
有灯塔，不迷路，我们来学学国际电商巨头亚马逊。它的开会方式，在欧美就很受追捧。不少世界500强企业，都在借鉴它的开会流程。
亚马逊创始人杰夫·贝佐斯就公开表示过：“亚马逊在会议上要求的不断迭代，是‘我们做过的最聪明的事情’。”
那么，跟一般的公司相比，亚马逊开会，究竟有什么过人之处呢？我今天来把它说清楚。
我们想一想，大多数会议低效的原因是什么？当然是浪费了很多人的时间。
一个人在发言的时候，其他人在听，听者的大脑往往处于“休眠”的状态。反正我又不用参与其中。
针对这个问题，亚马逊提出了两个会议原则。
第一个原则是：有一种会议，能不开就不开。什么会呢？信息传达类的会。用互联网沟通工具，来取代传达消息的会议，这样就避免了时间的浪费。
第二个原则是：还有一种会议要迅速开，开得越快效果越好。
什么会议亚马逊最坚持要开呢？不是年会，不是周例会，也不是项目复盘会，而是1对1的面谈会。
在亚马逊，一对一沟通是写进公司规章里的，要定期进行的。通常情况下，面谈要每周做一次，在上下级之间展开，内容不仅限于业务，也会夹杂一些生活困扰，在相对私密的环境下，两人所有的相互分享、相互建议都可以进行。
不知道你有没有这种感觉，很多大会上说不出来的内容，在一对一单独的交谈场景里，更容易聊出来实质性的信息。这就是一对一面谈会的独特优势。
除了1对1，亚马逊到底怎么开大会呢？
第一件事：准备材料。
你可能想象不到，亚马逊开会不让员工使用PPT。会议资料必须要以文章形式呈现。
主讲人要用Word文档撰写资料，写完提前打印出来，开会时分发给与会者。
为什么这样做呢？
贝索斯发现，当一个人在发言的时候，PPT其实是使其他人处于“休眠”状态的一个非常重要原因。因为上面呈现的都是关键数字和关键结果，很难第一时间看懂。最后的结果就是，大家越听越糊涂。
而如果要求会议材料写成文章，那么为了看懂，员工就不得不仔细研究和推敲结论得出的过程。这样，听会者就能更轻易地理解发言者的观点和结论。
不仅如此，亚马逊对会议材料的页数也做了严格的规定。要么写成1页A4纸，要么写成6页。亚马逊公司内部，把它称为“1页纸”和“6页纸”。
在做简单汇报时，比如阐述项目的初步计划，分析某个小问题、小现象，或者介绍某个新品，都可以用1页纸来做简短说明。这个事，华为也有类似做法，叫“一纸禅”，不啰嗦，快速呈现、快速教你做事情，一张纸搞定。
当然，像年度预算、重大事项或者大型项目的策划，有时候用“1页纸”确实说不清楚。那遇到这种情况，写材料时除去附加数据和图表之外，所有的信息必须被归纳整理在6页纸之内。
会议材料准备就绪后，下一步我们就进入会议的流程。
亚马逊的会议流程是从什么开始呢？
沉默。
会议开始，大家各自默读自己手边的会议资料。这些资料通常会议开始时才分发，“1页纸”的阅读时间是5分钟，“6页纸”是15分钟。浏览资料期间，所有人都要保持会场安静，不能做任何提问交流。
之所以会有这样的安排，是因为贝索斯多次发现在听会时，自己在前两页发现一个问题，然后提出了自己的疑问，结果那个问题在后两页得到了解决。所有这种“没有意义的发现和提问”，不仅会打断别人的发言，还会拖慢会议的整体节奏。
所以，先阅读理解，再以开会的形式集思广益、答疑解惑，就能让会议更高效推进。
最终，我们如何评判一场会议是否成功呢？亚马逊其实是有一套独特标准的，就是三个关键信息，分别是：任务、责任人还有完成时间。不管什么会议，只有这三个信息都确定了，那么这个会议就可以判定是成功的。
如果确定不下来，会议就是失败的。
而如果哪个会议中没有这三个信息，那么这个会压根就不用开。
以上，就是亚马逊践行了二十几年的开会策略，也是贝索斯非常得意的大招。为此还专门有一本《贝佐斯如何开会》的书做了详细阐述。总之，对于一个企业来讲，当员工不再抱怨公司的会议低效费时，而是给自己带来了工作推进和个人成长时，这个会议就有了价值。
你有什么开会的妙招或者吐槽呢，评论区分享一下吧。
参考文献：
[1] 佐藤将之，贝佐斯如何开会[M].万卷出版公司，2021.
[2] 拉姆·查兰，贝佐斯的数字帝国[M].机械工业出版社，2020.
[3] 柯林·布里亚、比尔·卡尔，亚马逊逆向工作法 [M].北京联合出版公司，2022.
